Verklaring van de Staat van het Onroerend Goed: een essentieel document voor je vakantiewoning
Een waardevol document ter bescherming van de eigenaar van een vakantiewoning in geval van schade aan het pand
Februari 2026
Een instrument van groot belang om je toeristische appartement te beschermen is de Verklaring van de Staat van het Onroerend Goed, die in internationale contexten de naam “Inventory and Condition Report” draagt. Dit is een document waarmee de host de werkelijke staat van het appartement op het moment van aankomst van de gast kan aantonen, wat doorslaggevend kan zijn in geval van geschillen over eventuele schade aan het pand, de voorzieningen en het meubilair. Als je een host bent, ontdek dan alle voordelen van dit instrument en hoe je het officiële document correct opstelt.
Hoe je je vakantiewoning beschermt met de Verklaring van de Staat van het Onroerend Goed
Dit document beschrijft gedetailleerd de staat van de woning, de accessoires en het meubilair, inclusief gebreken of schade. De Verklaring wordt aan de gast gepresenteerd tijdens het check-in proces en wordt officieel zodra beide partijen het document ondertekenen. Bij het check-out controleren de beheerder van het appartement en de gast de staat van het appartement om eventuele schade die tijdens het verblijf is ontstaan te beoordelen.
Belang van de verklaring voor een toeristisch object
De verklaring beschermt de eigenaar van de vakantiewoning zodra de gast het document heeft ondertekend. Na acceptatie van de staat van het appartement, is dit voor de host een concreet en objectief bewijs van de oorspronkelijke staat waarin de woning door de huurder in bezit werd genomen. In het geval dat de accommodatie schade heeft opgelopen, is het voor de host heel eenvoudig om te bewijzen wat er is gebeurd, juist dankzij de Verklaring. Bij afwezigheid van een rapport over de staat van het eigendom bij kortetermijnverhuur, zou het voor de beheerder van de vakantiewoning zeer gecompliceerd zijn om de daadwerkelijk opgelopen schade te bewijzen.
Een instrument van transparantie
Het presenteren van de Staat van het Onroerend Goed van een vakantiewoning toont je goede trouw en beschermt de gast tegen onware claims. Een goed opgesteld, duidelijk en gedetailleerd document is een teken van professionaliteit, transparantie en de wil om een duidelijke relatie vrij van misverstanden op te bouwen. Voordat de gast het document ondertekent, heeft hij het recht om geconstateerde inconsistenties te melden, bijvoorbeeld door aan te tekenen dat een raam moeilijk opengaat, of een apparaat niet werkt.
Een uitstekende bron voor het beheer van het appartement
Een goede host moet ervoor zorgen dat hij een vakantieappartement in perfecte staat verhuurt, ook wat betreft het onderhoud. Door regelmatig de Staat van het Onroerend Goed vast te leggen, zoals bij kortetermijnverhuur het geval is, kun je de slijtage van objecten monitoren en onderhoudswerkzaamheden zorgvuldiger plannen, waardoor gasten hoge kwaliteitsstandaarden worden gegarandeerd.
Waarvoor dient het opstellen van de verklaring?
Het document biedt verschillende voordelen, waaronder:
- Voorkomen van geschillen: De Verklaring bevat een objectieve beoordeling die door beide partijen is geaccepteerd, waardoor het zowel voor de host als voor de gast gemakkelijker is om hun standpunten te verdedigen.
- Toegang tot snelle terugbetaling: Als er schade ontstaat door toedoen van de gast, is het dankzij de Verklaring heel eenvoudig om de hoogte van de terugbetaling vast te stellen, met bijbehorende bescherming voor beide partijen. Om een passende vergoeding te verkrijgen, hoeft men alleen de relevante documentatie van de schade aan het huurpand te presenteren.
- Naleving van regelgeving: In bepaalde landen is het verplicht om de Verklaring te presenteren in geval van controles door de bevoegde autoriteiten.
- Verantwoordelijkheid tonen voor het pand: Een vakantiewoning is een volwaardige investering. Juist daarom is het noodzakelijk om de waarde ervan intact te houden, zodat je de gewenste winst kunt behalen.
Hoe de verklaring in te vullen
Om legitiem te zijn en zowel juridische als praktische waarde te hebben, moet de Verklaring van de Staat van het Onroerend Goed worden ingevuld volgens de volgende aanwijzingen:
- Gedetailleerde lijst: In de verklaring moet je afzonderlijk de meubels, apparaten en installaties die je ter beschikking stelt aan de gasten, evenals de decoraties, het servies en al het keukengerei in het huis vermelden. Als je nog preciezer wilt zijn, probeer dan zo concreet mogelijk te zijn in de beschrijving van de elementen, inclusief reeds aanwezige lichte schade, zoals scheuren in de muren en krassen op de tegels.
- Foto’s: Om meer waarde aan het document te geven, voeg je duidelijke foto’s toe met de datum waarop ze zijn gemaakt.
- Handtekeningen: Zonder de handtekeningen van de partijen heeft de verklaring geen juridische waarde, dus zorg ervoor dat het document is ondertekend en geaccepteerd door de gast na de controle.
- Update: Werk het document periodiek bij met eventuele wijzigingen en schade.
Is het verplicht in Nederland?
Nee, in Nederland is het niet wettelijk verplicht om een Verklaring van de Staat van het Onroerend Goed op te stellen voor de verhuur van een vakantiewoning. Echter, net als in veel andere landen, krijgt het document na ondertekening door beide partijen wel volledige juridische waarde. Hoewel het niet noodzakelijk is om het in te vullen, vragen veel property managers en bureaus die zich bezighouden met het adverteren van vakantieaccommodaties er wel om. Het is een uitstekend middel om discussies over eventuele schade te voorkomen en biedt zowel de verhuurder als de huurder duidelijkheid en bescherming.
Hoe beheer je de Verklaring van de Staat van het Onroerend Goed?
Zodra het document is opgesteld en ondertekend door de betrokken partijen, kan het onmiddellijk aan de gast worden overhandigd. Uiteraard is het goed dat de host een kopie voor zichzelf bewaart. De Verklaring kan worden opgenomen in een eventuele huurovereenkomst of als apart document worden opgesteld.
In welke contexten kan de verklaring worden gebruikt?
Het document wordt vaak opgesteld in de volgende gevallen:
- Professionele toeristische verhuur, waarbij de host als ondernemer opereert.
- Tijdelijke verhuur, dat wil zeggen verhuur die varieert van 1 tot 18 maanden. In dit geval zijn het meestal de verhuurmakelaars die het invullen.
- Aanwezigheid van een borgsom: De borgsom wordt door hosts gebruikt om sneller toegang te krijgen tot een vergoeding in geval van schade. Dankzij de Verklaring van de Staat van het Onroerend Goed wordt het proces nog soepeler, aangezien de borg kan worden gebruikt om de opgelopen schade geheel of gedeeltelijk te vergoeden.
- Panden met hoogwaardige afwerkingen en meubels: Om prestigieuze huizen te beschermen tegen aanzienlijke schade, wordt vaak een Verklaring van de Staat van het Onroerend Goed gebruikt, waarbij over het algemeen gedetailleerde foto’s van het gebouw en het meubilair worden bijgevoegd.
Kan ik het invullen als ik OTA’s gebruik om mijn vakantiewoning te verhuren?
Het beheer van een appartement via een vakantieverhuurportaal is perfect compatibel met de Verklaring van de Staat van het Onroerend Goed. In dit geval, aangezien er geen contract aan de gast hoeft te worden overhandigd, is het enige document dat je moet opstellen de Verklaring. Voor een grotere effectiviteit, vergeet niet zo precies mogelijk te zijn over het meubilair, de voorzieningen en de decoraties, en voeg zoveel mogelijk recente foto’s toe aan het document. De Verklaring kan je ook zeer nuttig zijn voor het activeren van de garanties en verzekeringen die de vakantieverhuurwebsite je ter beschikking stelt om je te beschermen tegen schade veroorzaakt door gasten tijdens hun verblijf.