Vakantieverhuur in Spanje: Alles wat je moet weten over SES.Hospedajes
Registratie van reizigers via SES.Hospedajes: tips, stappenplan en voordelen
November 2025
Wanneer je je vakantiewoning verhuurt in Spanje, moet je je natuurlijk wel aan de Spaanse wetgeving houden. Een van de belangrijkste aandachtspunten in Spanje is dat je de gegevens van je huurders door moet geven aan het ministerie. Dat geldt voor iedereen die accommodaties verhuurt, dus ook wanneer je gewoon een appartement aanbiedt op een vakantieverhuur website. In 2024 is er een nieuw systeem geïntroduceerd; SES.Hospedajes. Wat houdt dit systeem precies in, hoe werkt het en wat zijn de voordelen? Hier vind je de antwoorden op al deze vragen.
Wat is SES.Hospedajes?
Wie sinds 2 december 2024 naar Spanje reist, is verplicht om zijn gegevens te delen met het Ministerie van Binnenlandse Zaken in Spanje. De eigenaren van toeristische accommodaties zijn verplicht om deze informatie te verstrekken. Het idee achter deze maatregel is dat de veiligheid in Spanje vergroot wordt. Er is meer zicht op wie het land betreedt en waar diegene zich bevindt. Heb je een vakantiewoning in Spanje die je verhuurt? Dan moet je er dus voor zorgen dat de gegevens van je huurders bij het ministerie terechtkomen. Houd er rekening mee dat deze regel voor alle toeristen geldt. Het maakt dus niet uit of je je vakantiewoning aan Nederlanders, Spanjaarden of mensen van andere nationaliteiten verhuurt.
Waar je voorheen je vakantiewoning moest registreren bij de Guardia Civil, is dat nu veranderd. SES.Hospedajes is het nieuwe systeem dat in Spanje gebruikt wordt om vakantieverblijven en toeristen te registreren. Het is sinds 2 december 2024 verplicht om van dit systeem gebruik te maken wanneer je een toeristische accommodatie in Spanje verhuurt. Het maakt daarbij niet uit of het een vakantiewoning, appartement, hostel of pension is. Dit systeem vervangt dus oude systemen voor het doorgeven van gegevens.
Hoe registreer je je bij SES.Hospedajes?
Om je vakantiewoning op een vakantieverhuur website aan te mogen bieden, moet je je dus eerst registreren bij SES.Hospedajes. Dit is de verantwoordelijkheid van degene die de vakantiewoning beheert. Ben je de eigenaar en zorg jij ook voor het verhuren van de vakantiewoning? Dan moet jij dus de registratie regelen. Wanneer je niet de eigenaar bent, maar wel een vakantiewoning beheert voor de eigenaar, ben jij ook verantwoordelijk voor de registratie.
Voor de registratie van je vakantieverhuur in Spanje moet je naar de website van SES.Hospedajes gaan. Wanneer je bij het portaal bent, zie je een ‘@’ naast “Acceso al registro de establecimientos y entidades”. Hier kun je een nieuwe vakantiewoning aanmelden. Vervolgens moet je inloggen om de beveiligde omgeving binnen te komen. Dat gaat het makkelijkste met Cl@ve of Eldentifier.
Heb je eenmaal ingelogd? Dan kun je je e-mailadres bevestigen en de rest van de registratie voltooien. Dit betekent dat je niet alleen je persoonlijke gegevens doorgeeft, maar dat je ook informatie verstrekt over je vakantiewoning. Een belangrijke stap: vergeet niet om “Envío de comunicaciones por servicio web” aan te vinken. Dit houdt in dat je voortaan alles via de website kunt registreren en zo ook meldingen ontvangt. Dat maakt het registreren van gasten een stuk makkelijker en sneller. Wanneer al je gegevens zijn ingevuld, kun je de aanvraag digitaal ondertekenen.
Bewaar je gegevens goed
Zodra je SES.Hospedajes registratie compleet is, krijg je een mailtje van het Spaanse ministerie. Dit is een teken dat je aanmelding goed is doorgekomen. Bewaar deze e-mail goed, want hij bevat belangrijke informatie. Zo ontvang je een registratienummer, een accommodatienummer en een nummer voor jou als host. Deze kun je op een later moment nodig hebben om je gasten te registreren of om wijzigingen aan te brengen in je aanmelding.
Registratie van reizigers bij SES.Hospedajes
Na je aanmelding is het natuurlijk ook verplicht om voortaan al je gasten te registreren via SES.Hospedajes. Er zijn een paar manieren om dit te doen. Zo is het mogelijk om in te loggen en hier handmatig je reizigers in te voeren. Je krijgt dan een formulier te zien waar je alle gegevens van je huurders in moet vullen. Je stuurt het formulier digitaal door en hebt aan je verplichting voldaan.
Wil je het registreren van reizigers bij SES.Hospedajes juist automatiseren? Dat kan wanneer je gebruikmaakt van externe partijen. Zo worden de gegevens van je huurders automatisch doorgestuurd via:
- Hola Huésped
- Civitfun
- Check-in Scan
Zorg er dan wel voor dat deze applicaties goed gekoppeld zijn aan jouw accommodatie bij SES.Hospedajes. Het voordeel van deze methode is dat je zelf aanzienlijk minder tijd kwijt bent aan het verzamelen en invoeren van gegevens.
Welke gegevens heb je nodig?
Wanneer je gebruik wilt maken van dit nieuwe platform, moet je natuurlijk wel de juiste gegevens bij de hand hebben. Dit zijn in principe dezelfde gegevens die je voorheen nodig had, maar er zijn ook wat wijzigingen doorgevoerd. Dit zijn de gegevens die je van je gasten moet verzamelen:
- Het totaal aantal gasten
- De relatie die je gasten hebben tot minderjarigen in het gezelschap (ouders, grootouders, etc.)
- Het vaste adres van de gasten
- Documentnummers van paspoorten of identiteitsbewijzen
- E-mailadressen
- Telefoonnummers
Ga je het proces dus niet automatiseren? Zorg er dan voor dat je deze gegevens opvraagt wanneer je gasten inchecken of bij je boeken. Zo kun je de juiste gegevens doorgeven via SES.Hospedajes. Wanneer je gebruikmaakt van een externe partij, worden deze gegevens automatisch opgevraagd zodra je gasten boeken. Hierdoor weet je zeker dat de juiste informatie wordt doorgegeven.
De voordelen van SES.Hospedajes
Het kost altijd wat tijd om te wennen aan een nieuw systeem. De overstap naar SES.Hospedajes is verplicht, maar is het ook de moeite waard? Gelukkig kleven er een paar belangrijke voordelen aan.
- Meer gemak: Voor nieuwe verhuurders is het niet langer noodzakelijk om fysiek aanwezig te zijn om een vakantiewoning aan te melden. De registratie verloopt helemaal digitaal en bespaart je dus meerdere reisjes naar overheidsinstanties.
- Sneller: Het invoeren van de gegevens van je gasten is eenvoudig en gestroomlijnd. Zolang je dit binnen 24 uur regelt, voldoe je aan alle eisen van de Spaanse overheid. Door de samenwerking met verschillende externe partijen, is het zelfs mogelijk om het proces helemaal te automatiseren.
- Veiliger: De website voldoet aan alle strenge veiligheidseisen en is daardoor veiliger dan voorgaande portalen. Dat beschermt niet alleen jouw gegevens als host, maar geeft je gasten ook meer zekerheid dat er op een verantwoorde manier wordt omgegaan met hun gegevens.
- Meer zekerheid: Het is niet altijd makkelijk om als host op de hoogte te zijn van alle regels en vereisten. Wanneer je gebruikmaakt van dit systeem, weet je zeker dat je de juiste gegevens doorgeeft en dat dit op de juiste plek geregistreerd wordt. Zo voorkom je boetes of andere sancties.