Tips om jouw vakantieverhuurbedrijf te automatiseren
Ontdek hoe je vakantieverhuur automatiseren jouw bedrijf verder helpt
April 2025
Het is tegenwoordig heel eenvoudig om een vakantiewoning te adverteren dankzij vakantieverhuurwebsites. Je hoeft je maar aan te melden, een advertentie te plaatsen en je bent klaar om je vakantiewoning te verhuren.
Beginnen de boekingen binnen te komen? Dan merk je al gauw dat het veel tijd en moeite kost om alles draaiende te houden. Je moet vragen beantwoorden, boekingen beheren en gasten op de juiste momenten verwelkomen. Je vakantieverhuurbedrijf automatiseren helpt je om alle ballen in de lucht te houden. Ontdek hier hoe je dat doet.
Waarom zou je je vakantieverhuur automatiseren?
Het kost veel tijd om de verhuur van je vakantiewoning te regelen. De schoonmaak doen, je agenda bijhouden, boekingen bevestigen, vragen van gasten beantwoorden, gasten in- en uitchecken en je vakantiewoning onderhouden: het hoort er allemaal bij. Wanneer je een populaire vakantiewoning hebt, is dat nogal wat werk. Je moet aan twintig dingen denken en alle gasten uit elkaar houden. Wie had een kinderbedje nodig? En welk gezelschap had om een eerdere check-in gevraagd?
Het helpt om verschillende processen te automatiseren. Dit geldt vooral voor taakjes die altijd terugkomen. Door ze te automatiseren, hoef je er aanzienlijk minder tijd aan te besteden. Zo kan automatisatie meteen de huisregels delen wanneer een gast incheckt of ervoor zorgen dat een boeking direct in je agenda verwerkt wordt. Je hoeft je dan alleen maar bezig te houden met de inhoud: je vakantiewoning verbeteren of de beste service bieden aan je gasten.
Is het niet onpersoonlijk?
Een van de zorgen van verhuurders van vakantiewoningen is dat het automatiseren van vakantieverhuur het proces onpersoonlijk maakt. Als verhuurder vind je het natuurlijk belangrijk om je gasten op een persoonlijke manier welkom te heten. Het zijn namelijk die persoonlijke noten die ervoor zorgen dat jouw vakantiewoning opvalt. Toch hoeft je bedrijf automatiseren niet te betekenen dat die persoonlijke tintjes helemaal verdwijnen. Je zorgt ervoor dat de basis goed geregeld is: gasten krijgen snel bevestigingen en instructies om in te checken. Vervolgens heb jij de tijd en ruimte om persoonlijke verzoekjes tegemoet te komen of om een speciale activiteit voor je gasten samen te stellen. Je hebt dus meer mogelijkheden om je gasten een persoonlijke ervaring te bieden.
Hoe automatiseer je de verhuur van je vakantiewoning?
Handig, een geautomatiseerd verhuurproces, maar wat zijn concrete stappen die je kunt zetten om dit proces wat makkelijker te maken? Er zijn verschillende opties. Hier vind je enkele voorbeelden van tools die je in kunt zetten om je vakantiewoning te automatiseren.
Stel automatische berichten in
Bijna ieder vakantieverhuurportaal geeft je de optie om automatische berichten in te stellen. Dit zijn berichten die naar huurders worden gestuurd op vooraf ingestelde momenten. Denk dan aan de volgende berichten.
- Een bevestigingsmail wanneer de boeking is gedaan.
- Een mail die een week voor de aankomstdatum verstuurd wordt met huisregels en tips voor activiteiten in de omgeving.
- Een mail op de aankomstdatum met de incheckinstructies.
- Een mail op de dag van vertrek met de vraag om een recensie achter te laten.
Je hebt alle vrijheid om je eigen automatische berichten in te stellen. Kijk dus welke berichten je wilt versturen en op welk moment je dat wilt doen. In de instellingen van je advertentie kun je dit per vakantieverhuurwebsite instellen. Merk je bijvoorbeeld dat gasten liever al twee dagen voor aankomst instructies ontvangen over het inchecken? Dan pas je dat gewoon aan in je instellingen. Zo speel je makkelijker in op de wensen van jouw gasten.
Gebruik een slim slot voor je vakantiewoning
Wanneer de huurders bij je vakantiewoning zijn, willen ze natuurlijk zo snel mogelijk hun koffers uitpakken en gaan genieten van de omgeving. Daarom is het slim om ze de mogelijkheid te geven om direct toegang te krijgen tot de woning. Dat doe je door de traditionele sleutel te vervangen door een slim deurslot. Verschillende merken maken deze sloten, die met een app te besturen zijn. In de app stel je een code in die je vervolgens doorgeeft aan je gasten. Zij kunnen dan helemaal zelf je vakantiewoning betreden, zodat je ook geen tijd hoeft te maken voor een overdracht.
Over de veiligheid hoef je je geen zorgen te maken. Je wisselt de code gewoon wanneer er nieuwe huurders in je vakantiewoning komen. Het is vaak ook mogelijk om een hoofdcode in te stellen. Deze gebruik je om zelf de vakantiewoning te betreden. Je kunt hem ook inzetten om schoonmakers of andere dienstverleners toegang te geven tot de woning. Zo heb je nog steeds precies in de hand wie de woning betreedt, zonder dat je tijd hoeft te besteden aan het uitgeven van sleutels.
Maak gebruik van prijstools
Een ander onderdeel dat veel tijd in beslag neemt, is het bepalen van de juiste prijs. Verschillende factoren hebben invloed op de ideale prijs per nacht. Denk niet alleen aan het aanbod in de omgeving, maar ook aan de tijd van het jaar en speciale evenementen in de omgeving. Het kost veel tijd om al die factoren goed in de gaten te houden. Welke prijs houden concurrenten aan en welke evenementen in de stad kunnen de vraag naar je vakantiewoning gaan vergroten?
Tegenwoordig is het mogelijk om prijstools te gebruiken. Veel vakantieverhuurwebsites hebben hun eigen prijstools, die ze ook wel dynamische prijzen noemen. Wanneer je deze tools gebruikt, stel je zelf een minimum en maximum in voor de prijs per nacht. Binnen die marges zoekt de tool automatisch naar de beste prijs per moment. Die prijs wordt bepaald door naar vergelijkbare vakantiewoningen op hetzelfde vakantieverhuurportaal te kijken. Ook wanneer de vraag naar vakantiewoningen in een bepaalde periode plotseling toeneemt, wordt de prijs automatisch wat verhoogd. Zo krijg je altijd het optimale bedrag voor je vakantiewoning, zonder zelf onderzoek te doen naar de beste prijs.
Maak automatische taken aan voor co-hosts
Deel je de verantwoordelijk voor je vakantiewoning met anderen? Dan is het altijd belangrijk om een goede taakverdeling te hebben. Dit kun je natuurlijk onderling regelen, bijvoorbeeld in een appgroep of door een fysiek takenlijstje te maken. Het is ook mogelijk om dit te automatiseren. Zo heeft een vakantieverhuurwebsite als AirBnB de optie om automatische taken te creëren. Komt er een boeking binnen? Dan worden alle noodzakelijke taken direct aan de juiste co-host toebedeeld.
Alle teamleden moeten hun eigen taken afvinken en eventueel een foto uploaden om aan te tonen dat ze hun verplichting zijn nagekomen. Zo zie je in één oogopslag of alles goed geregeld is voor het verblijf van je volgende gasten. Dat scheelt weer veel extra controles en zorgt ervoor dat je niet met ieder teamlid hoeft af te stemmen wat diegene moet doen voor een bepaalde datum.