Mijn gast vraagt een factuur aan, wat moet ik doen?

Als een gast een factuur of kwitantie aanvraagt, bent u als host verantwoordelijk voor het verstrekken ervan. Holidu kan geen facturen aan gasten uitgeven omdat wij niet de juridische eigenaar of dienstverlener van de accommodatie zijn. We bieden alleen provisierekeningen aan u (de huiseigenaar of eigendomsbeheerder).

Waarom moet ik een factuur verstrekken?

Holidu faciliteert de betaling tussen de gast en u als host. Hoewel we onze commissie van uw uitbetaling aftrekken, bent u juridisch gezien de dienstverlener en daarom verantwoordelijk voor het verstrekken van facturen of kwitanties aan uw gasten.

Belangrijke punten:

• Facturen moeten het volledige bedrag dat door de gast is betaald weerspiegelen (vóór Holidu-commissie)
• Geef facturen alleen uit nadat de gast is ingecheckt, zodra de betaling is bevestigd
• De lokale belastingregels kunnen verschillen; raadpleeg uw belastingadviseur als u onzeker bent

Ben ik wettelijk verplicht om facturen uit te geven?

Ja. In de meeste landen zijn hosts wettelijk verplicht om gasten een factuur of kwitantie voor hun verblijf te verstrekken. Holidu faciliteert alleen de betaling en is niet de juridische aanbieder van de accommodatie, wat betekent dat u als host of eigendomsbeheerder volledig verantwoordelijk bent voor het factureren.

Voor professionele hosts die met een geldig btw-nummer werken, is het verstrekken van een factuur na elke verblijf verplicht, ongeacht of de gast hier specifiek om vraagt. Dit zorgt voor naleving van lokale belasting- en boekhoudingsregels.

Wat is de gastenFactuurtool?

Om het gemakkelijker te maken, biedt Holidu de GastenFactuurtool, beschikbaar in uw hostaccount. Met dit hulpmiddel kunt u eenvoudig wettelijk conforme facturen rechtstreeks via uw Holidu-account maken.

Belangrijkste functies

• Zelfbediening facturering: Genereer, bewerk en geef facturen voor elke bevestigde boeking uit
• Wettelijk conform: Het hulpmiddel ondersteunt naleving van lokale en EU-belastingregels
• Flexibele werkstroom: Begin met een concept, controleer de details en geef uit wanneer u klaar bent
• Aanvullende services: Maak aanvullende facturen voor add-ons zoals maaltijden, transfers of e-bikes

Opmerking: Eenmaal uitgegebrachte facturen kunnen niet meer worden bewerkt of gewijzigd. Als u twijfelt, kies dan voor "Opslaan en sluiten" om het als concept te houden. Zodra u "Opslaan en versturen" selecteert, wordt het definitief en kan het niet meer worden gewijzigd.

Om een fout te corrigeren, moet u de factuur annuleren en een nieuwe uitgeven.

Waar vindt u de GastenFactuurtool?

Er zijn twee manieren om het hulpmiddel te openen:

Optie 1:

1. Log in op uw Holidu-account. Als u meerdere panden beheert, selecteert u het pand dat aan de boeking is gekoppeld
2. Ga naar Meer (rechtsboven)
3. Selecteer vervolgens GastenFacturen

Optie 2:

1. Log in op uw Holidu-account. Als u meerdere panden beheert, selecteert u het pand dat aan de boeking is gekoppeld
2. Ga naar de sectie Boeking aan de linkerkant van het scherm. Selecteer vervolgens de reservering die u wilt factureren
3. Klik onder Mijn inkomsten op Een factuur voor uw gasten maken

Hoe een factuur maken

Bij het maken van een factuur wordt deze eerst weergegeven als concept, zodat u de details volledig kunt controleren en bewerken voordat u deze finaliseert. In dit stadium kunt u aanvullende services toevoegen, informatie bijwerken of het concept verwijderen als dit niet langer nodig is.

Er wordt een nieuw venster geopend met aan de linkerkant de facturen en de instellingen.

Onder instellingen kunt u gestandaardiseerde informatie toevoegen als u dat wilt. De toegevoegde informatie wordt weergegeven in alle gegenereerde facturen.

Stapsgewijze instructies voor het maken van een factuur:

1. Selecteer boeking Details

Kies de relevante boeking-ID en voorkeurstaal (Engels of Duits).

2. Voeg gastgegevens toe

Voer het factuuradres van de gast en btw-ID in (indien van toepassing).

3. Controleer en pas aan

Het systeem geeft automatisch boekingsgegevens weer, zoals data, pand naam en totaalbedrag. U kunt ook een persoonlijk bericht toevoegen onder de Juridische voettekst. Het bericht dat in de juridische voettekst wordt toegevoegd, wordt op de factuur weergegeven.

4. Finaliseer de factuur

• Annuleren: Verwijder het concept
• Opslaan en sluiten: Houd het concept voor latere bewerkingen
• Opslaan en versturen: Finaliseer de factuur. Eenmaal verzonden, kan deze niet meer worden gewijzigd

5. Download en verzend

De uitgegeven factuur kan als PDF-bestand worden gedownload en handmatig naar uw gast worden verzonden.

Facturering voor aanvullende services

Om extra diensten naast het verblijf van de gast in rekening te brengen, maakt u eerst de Factuur voor verblijf en genereert u vervolgens een aparte Aanvullende factuur voor extra's.

Belangrijke herinneringen

• Geef altijd facturen uit voor het volledige bedrag dat door de gast is betaald
• Geef alleen uit na inchecken
• Holidu's commissie wordt vóór uitbetaling afgetrokken, maar moet nog steeds in het totaalbedrag voorkomen
• Als een boeking wordt geannuleerd, kunnen gasten een annuleringsrekening aanvragen
• Holidu biedt het hulpmiddel, maar u blijft de officiële uitgever van alle facturen

Veelgestelde vragen

Vraag: Ben ik wettelijk verplicht om facturen uit te geven?

Antwoord: Ja. In de meeste landen bent u dat. Holidu verzamelt alleen betalingen, facturering is uw verantwoordelijkheid.

Vraag: Kan ik extra's zoals voedsel of e-bikes opnemen?

Antwoord: Ja! Gebruik de optie "Aanvullende factuur".

Vraag: Wat als ik een fout maak?

Antwoord: U kunt de factuur annuleren en een nieuwe uitgeven. Eenmaal verzonden, kan deze niet meer worden bewerkt.