Mijn gast vraagt een factuur aan, wat moet ik doen?

Als een gast een factuur of kwitantie aanvraagt, bent u als gastvrouw verantwoordelijk voor het verstrekken ervan.

Holidu kan geen facturen aan gasten uitstellen omdat wij niet de wettelijke aanbieder van de accommodatie zijn. Wij stellen alleen provisiesfacturen aan u (de gastvrouw of eigenaar) ter beschikking.

Waarom moet ik een factuur uitstellen?

Holidu faciliteert betalingen tussen de gast en u, de gastvrouw.

Wij trekken onze commissie af voordat u uw uitbetaling ontvangt, maar wettelijk blijft u de dienstverlener — en bent u daarom verantwoordelijk voor het uitstellen van facturen of kwitanties aan uw gasten.

Belangrijke punten:

• Facturen moeten het volledige bedrag dat door de gast is betaald weerspiegelen.
• Stel facturen alleen uit vanaf de dag waarop de gast inchekt. U kunt de concept op elk moment daarvoor voorbereiden.
• Plaatselijke belastingregels kunnen verschillen — raadpleeg uw belastingadviseur als u twijfelt.

Ben ik wettelijk verplicht om facturen uit te stellen?

Ja. Gastvrijhuizen zijn wettelijk verplicht om gasten van hun verblijf een factuur of kwitantie te verstrekken.

Holidu faciliteert alleen betalingen en is niet de wettelijke aanbieder van de accommodatie, wat betekent dat u als gastvrouw of eigenaar volledig verantwoordelijk bent voor het uitstellen van facturen.

Voor professionele gastvrijhuizen die met een geldig btw-nummer werken, is het uitstellen van een factuur aan het einde van elk verblijf verplicht, ongeacht of de gast deze specifiek aanvraagt. Dit ondersteunt de naleving van plaatselijke belasting- en boekhoudingvoorschriften.

Wat is het gastfactuurhulpmiddel?

Om het gemakkelijker te maken, biedt Holidu het gastfactuurhulpmiddel aan, beschikbaar in uw gastvrouwaccount. Het hulpmiddel helpt gastvrijhuizen wettelijk conforme facturen rechtstreeks via hun Holidu-account te maken.

Belangrijkste functies

• Zelfservice factuurcreatie: Genereer, bewerk en stel facturen voor elke bevestigde boeking uit.
• Wettelijk conform: Ondersteunt naleving van plaatselijke en EU-belastingregels.
• Flexibele workflow: Begin met een concept, controleer details en stel uit wanneer u klaar bent.
• Extra services: Maak aanvullende facturen voor toevoegingen zoals maaltijden, vervoer of e-bikes.

Houd er rekening mee dat een factuur eenmaal uitgesteld niet meer kan worden bewerkt of gewijzigd. Als u twijfelt, kiest u "Opslaan en sluiten" om het als concept te houden. Zodra u "Opslaan en uitstellen" selecteert, wordt het definitief en onveranderbaar.

Om een fout te corrigeren, moet u de factuur annuleren en een nieuwe uitstellen.

Waar vindt u het gastfactuurhulpmiddel?

Er zijn twee manieren om het te openen:

Optie 1:

1. Log in op uw Holidu-account. Als u meerdere eigenschappen beheert, selecteert u die welke aan de boeking is gekoppeld.
2. Ga naar het tabblad "Financieel" aan de linkerkant.
3. Selecteer vervolgens Gastfacturen.

Optie 2:

1. Log in op uw Holidu-account. Als u meerdere eigenschappen beheert, selecteert u die welke aan de boeking is gekoppeld.
2. Ga naar het tabblad Boeking aan de linkerkant. Selecteer vervolgens de boeking waarvoor u een factuur wilt maken.
3. Klik onder Mijn inkomsten op Maak een factuur voor uw gasten.

Hoe u uw gastfactuurinstellingen configureert

Om ervoor te zorgen dat uw facturen professioneel zijn en voldoen aan plaatselijke belastingvereisten, kunt u uw gegevens en weergavevoorkeuren aanpassen in de sectie Instellingen van uw dashboard.

Werk uw gastvrouw- en bedrijfsprofiel bij

Zorg ervoor dat uw contact- en juridische gegevens nauwkeurig zijn, aangezien deze worden gebruikt om u op de factuur te identificeren.

• Gastvrouwgegevens: Controleer of uw naam, e-mailadres en bedrijfsnaam correct zijn.
• Adres: Dit is uw juridische bedrijfs- of primair woonrusteadres. Klik op Bewerken om uw straatnaam, postcode en plaats bij te werken.

Pas weergaveinstellingen voor facturen aan

U kunt bepalen welke informatie uw gasten op hun facturen zien door de volgende opties in Factuurinstellingen in- of uit te schakelen:

• Toon btw: Zet dit aan als u een geregistreerd bedrijf bent en btw op facturen moet weergeven.
• Voettekstgegevens: U kunt ervoor kiezen uw btw-id, persoonlijke belastingid of IBAN in de voettekst van het document te tonen of te verbergen.
• Juridische voetteksttekst: Gebruik het tekstvak om een aangepaste "Standaardwaarde" voor uw juridische voettekst toe te voegen (bijvoorbeeld een bedankbericht of een specifieke juridische disclaimer die door uw regio wordt vereist).

Kies welk bedrijf de factuur uitstelt

Als u eigenschappen onder meer dan één bedrijf beheert — bijvoorbeeld als eigenaar, of als een bedrijf de eigenschap namens u beheert — kunt u nu controleren welk bedrijf op elke factuur wordt gebruikt.

Dit is op u van toepassing als:

• U bent eigenaar van de eigenschap en stelt facturen ook via een apart bedrijf dat u uitbaat, of
• Een beheerbedrijf beheert de eigenschap namens u, en u of dat bedrijf moet de factuur uitstellen

Welk bedrijf wordt gebruikt, hangt af van de boeking — we selecteren automatisch degene die op die specifieke boeking van toepassing is. Als dat niet correct is, of als u als ander bedrijf wilt factureren, kunt u dit wijzigen voordat u uitstelt.

Waar u het beheert: Instellingen > Facturen. U ziet uw standaardprofiel plus eventuele profielen die u zelf hebt gemaakt. U kunt op elk moment een profiel toevoegen, hernoemen, bewerken of verwijderen.

Handmatig wijzigingen aangebracht? Als u de factuurgegevens bewerkt en deze komen niet overeen met een opgeslagen profiel, vragen we of u deze als nieuw profiel wilt opslaan — zodat u ze volgende keer niet opnieuw hoeft in te voeren.

Factuurnummers: elk profiel houdt zijn eigen telling bij en waarschuwt u voor duplicaten, zodat uw nummers schoon blijven, ongeacht welk bedrijf u als factuur gebruikt.

Stap voor stap: de factuur maken

Stap 1: Selecteer boeking en gegevens

Kies de relevante boeking-ID en voorkeurstaal. Kies de uitgever — we kiezen deze automatisch, maar u kunt deze hier wijzigen.

Stap 2: Voeg gastgegevens toe

Voer het factuuradres van de gast en hun btw-ID in (indien van toepassing).

Stap 3: Controleer en personaliseer

Het systeem geeft automatisch boekingsgegevens weer, zoals datums, eigenschapsnaam en totaalbedrag. U kunt ook een gepersonaliseerd bericht toevoegen onder de Juridische voettekst. Het bericht dat in de juridische voettekst wordt toegevoegd, verschijnt op de factuur.

Stap 4: Voltooi de factuur

• Annuleren: Verlaat het formulier zonder uw laatste wijzigingen op te slaan. Het concept blijft in uw lijst.
• Opslaan en sluiten: Houd het als concept voor latere bewerkingen.
• Opslaan en uitstellen: Voltooi de factuur. Zodra uitgesteld, kan het niet meer worden gewijzigd.

Stap 5: Verzending

Zodra uitgesteld, wordt de factuur automatisch per e-mail naar uw gast verzonden, met de pdf als bijlage. U kunt de pdf ook op elk moment van het hulpmiddel downloaden, bijvoorbeeld als de gast deze opnieuw aanvraagt.

Automatiseer uw workflow

Onder Instellingen automatische factuurnummering kunt u ervoor kiezen:

• Automatische generatie inschakelen: Zet dit aan om het systeem automatisch een uniek nummer aan elke nieuwe factuur toe te kennen, waarmee u handmatige administratie bespaard.

Facturering voor extra's

Om extra services buiten het verblijf van de gast in rekening te brengen, maakt u eerst de Factuur voor verblijf en genereert u vervolgens een afzonderlijke Aanvullende factuur voor extra's.

Belangrijke herinneringen

• Stel altijd facturen uit voor het volledige bedrag dat door de gast is betaald.
• Stel alleen uit vanaf de dag van inchecken. Concepten kunnen eerder worden voorbereid, en als een concept nog wacht na het uitchecken van de gast, sturen we u een herinnering per e-mail.
• De commissie van Holidu wordt afgetrokken voordat u betaald krijgt, maar moet nog steeds in het totaalbedrag voorkomen.
• Als een boeking wordt geannuleerd, kunnen gasten een annuleringsfactuur aanvragen.
• Holidu biedt het hulpmiddel, maar u blijft de officiële uitgever van alle facturen.

Het gastfactuurhulpmiddel als privégastvrouw gebruiken

U hoeft geen geregistreerd bedrijf te zijn om het gastfactuurhulpmiddel te gebruiken. Als u uw eigenschap als privégastvrouw verhuurt, is het hulpmiddel ook voor u beschikbaar — en het kan het maken van facturen of kwitanties voor uw gasten veel eenvoudiger maken.

Wat u als privégastvrouw moet onthouden

• Het hulpmiddel is optioneel. Er is geen verplichting om het gastfactuurhulpmiddel te gebruiken. Het is gewoon daar om u te ondersteunen wanneer u een factuur aan uw gasten wilt verstrekken.
• Uw belastingid: in Spanje kunnen privéhostelingen bijvoorbeeld hun DNI of NIE als hun belastingid gebruiken bij het instellen van het hulpmiddel.
• Kennis uw plaatselijke regels. Facture