Mijn gast vraagt een factuur aan, wat moet ik doen?

Als een gast een factuur of bon aanvraagt, bent u als host verantwoordelijk voor het verstrekken ervan.

Holidu kan geen facturen uitgeven aan gasten omdat wij niet de wettelijke eigenaar of dienstverlener van de accommodatie zijn. Wij verstrekken alleen commissiefacturen aan u (de huiseigenaar of verhuurbeheerder).

Waarom moet ik een factuur uitgeven?

Holidu faciliteert de betaling tussen de gast en u, de host.

We houden onze commissie in vóór uw uitbetaling, maar wettelijk blijft u de dienstverlener en dus verantwoordelijk voor het uitgeven van facturen of bonnetjes aan uw gasten.

Belangrijk:

• Facturen moeten het volledige bedrag betaald door de gast weergeven (voor Holidu-commissie).
• Facturen alleen uitgeven nadat de gast is uitgecheckt
• Lokale belastingregels kunnen verschillen, controleer dit bij twijfel bij uw belastingadviseur.

Ben ik wettelijk verplicht om facturen uit te geven?

In de meeste landen zijn hosts wettelijk verplicht om gasten op verzoek een factuur of ontvangstbewijs voor hun verblijf te verstrekken. Holidu treedt uitsluitend op als betalingsfacilitator en is niet de juridische aanbieder van de accommodatie. 

Daarom blijft de host of de beheerder van de accommodatie volledig verantwoordelijk voor het uitgeven van facturen of ontvangstbewijzen aan gasten.

Wanneer een gast hierom vraagt, is de host verplicht om een factuur of ontvangstbewijs te verstrekken, in overeenstemming met de lokale wet- en regelgeving.

Wat is de Gast Factuur Tool?

Om het makkelijker te maken, biedt Holidu de Gast Factuur Tool, beschikbaar in uw host account. Hiermee kunnen hosts eenvoudig wettelijk conforme facturen direct via hun Holidu-account aanmaken.

 Belangrijkste functies

• Zelfbediening factuur aanmaken: Genereer, bewerk en verstuur facturen voor elke bevestigde boeking.
• Wettelijk conform: De tool ondersteunt naleving van lokale en EU-belastingregels.
• Flexibele workflow: Begin met een concept, controleer details en verstuur wanneer klaar.
• Extra diensten: Maak aanvullende facturen voor extra's zoals maaltijden, transfers of e-bikes.

Houd er rekening mee dat, zodra een factuur is verstuurd, deze niet meer kan worden bewerkt of gewijzigd. Als u twijfelt, kies dan voor “Opslaan en Sluiten” om het als concept te bewaren. Als u kiest voor “Opslaan en Versturen”, wordt het definitief en niet meer aan te passen.

Om een fout te corrigeren, moet u de factuur annuleren en een nieuwe uitgeven.

Waar vind ik de Gast Factuur Tool?

Er zijn twee manieren om er toegang toe te krijgen:

Optie 1:

1. Log in op uw Holidu-account. Als u meerdere accommodaties beheert, selecteer dan degene die bij de boeking hoort.
2. Ga naar Meer (rechtsboven).

1. Selecteer vervolgens Gastfacturen.

Optie 2:

1. Log in op uw Holidu-account. Als u meerdere accommodaties beheert, selecteer dan degene die bij de boeking hoort.
2. Ga naar de sectie Reservering aan de linkerkant van het scherm. Selecteer vervolgens de reservering waarvoor u een factuur wilt maken.
3. Onder Mijn inkomsten, klik op Maak een factuur voor uw gasten.

Hoe maak ik een factuur aan?

Bij het aanmaken van een factuur verschijnt deze eerst als concept, zodat u de details kunt controleren en bewerken voordat u deze definitief maakt. In deze fase kunt u extra diensten toevoegen, informatie bijwerken of het concept verwijderen als het niet meer nodig is.

Een nieuw venster verschijnt met aan de linkerkant de facturen en de instellingen.

Onder instellingen kunt u indien gewenst gestandaardiseerde informatie toevoegen. De toegevoegde informatie wordt weergegeven op alle gegenereerde facturen.

Hier vindt u de stapsgewijze instructies om de factuur te maken:

1. Selecteer Boekingsgegevens:
   Kies het relevante boekings-ID en de gewenste taal (Engels of Duits).

1. Voeg gastgegevens toe:
   Voer het factuuradres van de gast en het btw-nummer in (indien van toepassing).
    
2. Controleer en pas aan: Het systeem toont automatisch de boekingsgegevens zoals data, naam van de accommodatie en totaalbedrag. 
   U kunt ook een persoonlijke boodschap toevoegen onder de Juridische Voettekst. De boodschap die u toevoegt, wordt op de factuur weergegeven.
   
    

1. Maak de factuur af:
   • Annuleren: Verwerp het concept.
   • Opslaan en Sluiten: Bewaar als concept voor latere bewerkingen.
   • Opslaan en Versturen: Maak de factuur definitief. Eenmaal verstuurd, kan deze niet meer worden gewijzigd.
      
2. Downloaden en versturen:
   De verstuurde factuur kan als PDF worden gedownload en handmatig naar uw gast worden gestuurd.

Facturering voor extra’s

Om te factureren voor aanvullende diensten buiten het verblijf van de gast, maakt u eerst de Factuur voor Verblijf aan, en genereert u vervolgens een aparte Extra Factuur voor extra’s.

Belangrijke herinneringen

•  Altijd factureren voor het volledige bedrag betaald door de gast.
•  Alleen uitgeven na check-out.
•  De commissie van Holidu wordt afgetrokken vóór uitbetaling, maar moet nog steeds in het totaalbedrag worden weergegeven.
•  Als een boeking wordt geannuleerd, kunnen gasten een annuleringsfactuur aanvragen.
•  Holidu biedt de tool, maar blijft de officiële factuuruitgever.

Veelgestelde vragen

V: Ben ik wettelijk verplicht om facturen uit te geven?
A: Ja, in de meeste landen is dit verplicht. Holidu verzorgt alleen de betalingsafhandeling; het uitreiken van facturen blijft de verantwoordelijkheid van de host en moet op verzoek van de gast gebeuren.

V: Kan ik extra’s zoals eten of e-bikes toevoegen?
A: Ja! Gebruik de optie “Extra Factuur”.

V: Wat als ik een fout maak?
A: Je kunt de factuur annuleren en een nieuwe uitgeven. Eenmaal verstuurd, kan deze niet meer worden bewerkt.