Mijn gast vraagt een factuur aan, wat moet ik doen?

Waarom moet ik een factuur uitstellen?

Holidu faciliteert de betaling tussen de gast en u, de gastheer. We trekken onze commissie af voordat u uw uitbetaling ontvangt, maar juridisch gezien blijft u de serviceprovider en bent u dus verantwoordelijk voor het uitstellen van facturen of kwitanties aan uw gasten.

Belangrijk:

• Facturen moeten het volledige bedrag dat door de gast is betaald weerspiegelen.
• Stel facturen alleen uit nadat de gast is ingecheckt, zodra de betaling is bevestigd.
• Lokale belastingregels kunnen verschillen. Raadpleeg uw belastingadviseur als u twijfelt.

Ben ik wettelijk verplicht om facturen uit te stellen?

Ja. Gastherbergen zijn wettelijk verplicht gasten van een factuur of kwitantie voor hun verblijf te voorzien.

Holidu faciliteert alleen de betaling en is niet de juridische provider van de accommodatie. Dit betekent dat u als gastheer of eigenaar van de accommodatie volledig verantwoordelijk bent voor facturering.

Voor professionele gastherbergen die een geldige btw-nummer hebben, is het uitstellen van een factuur aan het einde van elk verblijf verplicht, ongeacht of de gast dit specifiek aanvraagt. Dit zorgt voor naleving van lokale belasting- en boekhoudregelgeving.

Wat is het hulpmiddel voor gastfacturen?

Om het gemakkelijker te maken, biedt Holidu het hulpmiddel voor gastfacturen, beschikbaar in uw gastheerrekening. Met dit hulpmiddel kunt u eenvoudig juridisch conforme facturen rechtstreeks via uw Holidu-rekening maken.

Belangrijkste functies

• Zelfbediening factuurcreatie: Maak, bewerk en stel facturen voor elke bevestigde boeking in.
• Juridisch conform: Het hulpmiddel ondersteunt naleving van lokale en EU-belastingregels.
• Flexibel werkschema: Begin met een concept, controleer details en stel uit wanneer u klaar bent.
• Extra services: Maak aanvullende facturen voor extra's zoals maaltijden, transfers of e-bikes.

Let op: zodra een factuur is uitgegeven, kan deze niet meer worden bewerkt of gewijzigd. Als u twijfelt, kiest u "Opslaan en sluiten" om dit als concept te behouden. Zodra u "Opslaan en uitstellen" selecteert, wordt het definitief en onveranderbaar. Neem contact op met onze ondersteuning voor het annuleren van een factuur.

Waar vindt u het hulpmiddel voor gastfacturen

Er zijn twee manieren om het te openen:

Optie 1:

1. Log in op uw Holidu-account. Als u meerdere panden beheert, selecteert u het pand dat aan de boeking is gekoppeld.
2. Ga naar het tabblad "Financieel" aan de linkerkant
3. Selecteer vervolgens Gastfacturen.

Optie 2:

1. Log in op uw Holidu-account. Als u meerdere panden beheert, selecteert u het pand dat aan de boeking is gekoppeld.
2. Ga naar het tabblad Boeking aan de linkerkant. Selecteer vervolgens de reservering waarvoor u een factuur wilt maken.
3. Klik onder Mijn inkomsten op Maak een factuur voor uw gasten.

Hoe configureert u uw instellingen voor gastfacturen

Om ervoor te zorgen dat uw facturen professioneel zijn en voldoen aan lokale belastingvereisten, kunt u uw gegevens en weergavevoorkeuren aanpassen in de sectie Instellingen van uw dashboard.

Werk uw gastheer- en bedrijfsprofiel bij

Zorg ervoor dat uw contact- en juridische informatie nauwkeurig is, omdat deze wordt gebruikt om u op de factuur te identificeren.

• Gastheerdetails: Controleer of uw naam, e-mailadres en bedrijfsnaam correct zijn.
• Adres: Dit is uw juridisch adres of primaire woonplaats. Klik op Bewerken om uw straatnaam, postcode en plaats bij te werken.

Pas de weergave-instellingen van de factuur aan

U kunt bepalen welke informatie uw gasten op hun facturen zien door de volgende opties in Factuurinstellingen in of uit te schakelen:

• BTW weergeven: Schakel dit in als u een geregistreerde bedrijf bent en BTW op facturen moet weergeven.
• Voettekstgegevens: U kunt ervoor kiezen om uw btw-nummer, persoonlijk belastingnummer of IBAN in de voettekst van het document wel of niet weer te geven.
• Juridische voettekst: Gebruik het tekstvak om een aangepaste "Standaardwaarde" voor uw juridische voettekst toe te voegen (bijvoorbeeld een bedankbericht of een specifieke juridische disclaimer die door uw regio vereist is).

Stap voor stap een factuur maken

Stap 1: Selecteer boeking details

Kies de relevante boeking-ID en gewenste taal (Nederlands of Duits).

Stap 2: Voeg gastgegevens toe

Voer het factuuradres van de gast en btw-nummer in (indien van toepassing).

Stap 3: Controleer en pas aan

Het systeem geeft automatisch boeking details weer, zoals datums, huisnaam en totaalbedrag. U kunt ook een persoonlijk bericht toevoegen onder Juridische voettekst. Het bericht dat in de juridische voettekst is toegevoegd, wordt op de factuur weergegeven.

Stap 4: Voltooi de factuur

• Annuleren: Gooi het concept weg.
• Opslaan en sluiten: Behoud het als concept voor latere bewerkingen.
• Opslaan en uitstellen: Voltooi de factuur. Zodra uitgegeven, kan deze niet meer worden gewijzigd.

Stap 5: Download en verzend

De uitgegeven factuur kan als PDF worden gedownload en handmatig naar uw gast worden verzonden.

Automatiseer uw werkstroom

Onder Automatische instellingen voor factuurnummering kunt u ervoor kiezen om:

• Automatische generatie inschakelen: Schakel dit in om het systeem automatisch een uniek nummer toe te wijzen aan elke nieuwe factuur, waarmee u tijd bespaart op handmatige boekhouding.

Facturering voor extra's

Om voor aanvullende services buiten het verblijf van de gast in rekening te brengen, maakt u eerst de factuur voor verblijf en genereert u vervolgens een afzonderlijke aanvullende factuur voor extra's.

Belangrijke herinneringen

• Stel altijd facturen uit voor het volledige bedrag dat door de gast is betaald.
• Stel deze alleen uit na de check-out.
• De commissie van Holidu wordt vóór betaling afgetrokken, maar moet nog steeds in het totaalbedrag voorkomen.
• Gasten kunnen bij een geannuleerde boeking een annuleringsfactuur aanvragen.
• Holidu biedt het hulpmiddel, maar u bent de officiële uitgever van alle facturen.

Veelgestelde vragen

Vraag: Ben ik wettelijk verplicht om facturen uit te stellen?

Antwoord: Ja. In de meeste landen bent u dat. Holidu verzamelt alleen betalingen, facturering is uw verantwoordelijkheid.

Vraag: Kan ik extra's zoals voedsel of e-bikes opnemen?

Antwoord: Ja! Gebruik de optie "Aanvullende factuur".

Vraag: Wat als ik een fout maak?

Antwoord: U kunt de factuur annuleren en een nieuwe uitgeven. Zodra uitgegeven, kan deze niet meer worden bewerkt.

Vraag: Kan ik een geannuleerde boeking factureren?

Antwoord: U kunt een annuleringsfactuur opstellen die het geannuleerde bedrag weerspiegelt. Dit hangt af van uw annuleringsbeleid.

Vraag: Welke talen ondersteunt het hulpmiddel?

Antwoord: Het hulpmiddel ondersteunt meerdere talen, waaronder Nederlands, Engels en Duits.

Vraag: Hoe lang voordat ik een factuur moet uitstellen?

Antwoord: Stel het uit zodra het verblijf is bevestigd en de betaling is ontvangen, of direct na de incheckdatum.