Handleiding voor Gastberichten en Veelgestelde Vragen

Wat is de gastberichtenmodule?

De gastberichtenmodule brengt al uw gesprekken met gasten op één plek samen — via al uw boekingskanalen — en maakt gebruik van een AI-assistent om routinevragen van uw takenlijst af te halen. Deze gids legt uit hoe de functie werkt en beantwoordt de vragen die hosts het meest stellen.

De gastberichtenmodule bevat drie hoofdcomponenten:

• Inbox — Berichten van Airbnb, Booking.com, Vrbo, Holidu en directe boekingen op één plek
• AI-assistent — Beantwoordt veelgestelde gastenvragen automatisch (inchecken, WiFi, routebeschrijvingen) op basis van lokale context
• Geplande berichten — Incheckinstructies, toegangscodes en aankomstgegevens worden automatisch verzonden voor elke boeking

Waar vind ik de Inbox?

Volg deze stappen om de Inbox te bereiken:

1. Open de Holidu webtoepassing
2. Klik in het linkermenu op Berichten
3. Selecteer vervolgens Inbox

Hoe gebruikt u de Inbox?

De Inbox maakt het eenvoudig om met uw gasten te communiceren via alle boekingsplatformen. Hier vindt u het stappenplan:

Berichten verzenden en beheren

1. Zoek de relevante gespreksthread. Elke boeking verschijnt als één thread, ongeacht het kanaal (Airbnb, Booking.com, Vrbo, Holidu of directe boeking)
2. Typ uw reactie in het berichtenvak en klik op Verzenden
3. Geplande berichten — zoals incheckinstructies en toegangscodes — worden automatisch door het systeem verzonden en verschijnen ook in de thread voor volledige zichtbaarheid

Automatische vertaling gebruiken

Stel uw voorkeurstaal in en uw berichten worden waar mogelijk automatisch naar de taal van de gast vertaald.

Meldingen ontvangen

U ontvangt een melding voor elk nieuw bericht in uw gesprekken — op dezelfde manier als een WhatsApp-bericht — inclusief berichten die de AI-assistent namens u verzendt. Zo weet u altijd wat er onder uw naam is gezegd en kunt u op elk moment ingrijpen.

De AI-assistent begrijpen

De AI-assistent beantwoordt automatisch veelgestelde gastenvragen 24/7, zoals incheckinformatie en aanbevelingen van plaatsen in de buurt — op basis van de lokale context van uw eigendom.

De AI-assistent configureren

U kunt precies bepalen welke onderwerpen uw AI-assistent behandelt en welke u zelf afhandelt:

1. Open Instellingen beheren (tandwielpictogram in de berichtenkop)
2. U ziet 8 onderwerpen beschikbaar:
   • Informatie over het pand
   • Bezienswaardigheden
   • Aankomst gast
   • Online inchecken / gastregistratie
   • Problemen met het pand en handleidingen
   • Speciale verzoeken
   • Uitchecken en vertrek
   • Facturen, kosten, deposito's en lokale belastingen
3. Stel elk onderwerp in op AI-assistent of Host
4. Uw keuze is van toepassing op al uw gesprekken, bestaande en nieuwe, dus u hoeft het maar eenmaal in te stellen
5. Tip: Gebruik Alles instellen op AI-assistent of Alles instellen op host om alles in één klik om te schakelen

Onderwerpen die de AI-assistent nooit behandelt

Bepaalde onderwerpen gaan altijd rechtstreeks naar Holidu, omdat deze Holidu's directe actie vereisen:

• Boekingen, betalingen en geschillen
• Klachten
• Veiligheid en juridische kwesties
• Platform-, account- en pre-boekingsvragen

U kunt deze instellingen niet wijzigen, wat gevoelige kwesties consistent houdt.

Als de AI geen antwoord weet

Als de AI-assistent geen antwoord kan geven op een onderwerp dat u eraan hebt toegewezen, wordt het gesprek automatisch naar u doorgeschakeld, zodat niets vast komt te zitten.

Instellingen wijzigen via chatten

U kunt ook instellingen wijzigen door rechtstreeks met de AI-assistent te chatten. Zeg bijvoorbeeld "stop de AI met het beantwoorden van vragen over pand problemen" of "zet de AI overal uit" en het zal uw instellingen bijwerken.

Geplande berichten

Geplande berichten worden automatisch op het juiste moment naar uw gasten verzonden. U kunt deze berichten instellen door naar Berichten > Geplande berichten te gaan in het linkermenu van uw Holidu-portal. Hier bepaalt u welke informatie automatisch wordt gedeeld, zoals incheckinstructies, toegangscodes en aankomsttijden.

Hoe stelt u medewerkers toegang in?

Medewerkers zijn niet automatisch opgenomen. Ga naar het specifieke pand in Holidu, open Medewerkers om de toegang van die persoon aan te passen en schakel toegang tot gastgesprekken in. Dit moet afzonderlijk voor elk individueel pand worden gedaan.

Veelgestelde Vragen (FAQ)

Aan de slag

Hoe krijg ik toegang tot de gastberichtenmodule?

De gastberichtenmodule is voor alle hosts zonder extra kosten inbegrepen. Ga naar het linkermenu in het Holidu-hostportaal en selecteer Berichten > Inbox.

Welke kanalen worden ondersteund?

Gesprekken met gasten van Airbnb, Booking.com, Vrbo, Holidu en directe boekingen worden ondersteund.

Is gastberichting inbegrepen in mijn account?

Ja — het is zonder extra kosten voor alle hosts inbegrepen.

Inbox-functies

Kan ik berichten zien van eerdere boekingen?

U kunt berichten voor aanstaande, huidige en voorbije boekingen voor een beperkte periode na de checkout bekijken.

Wat als een gast mij buiten het platform benadert?

Gasten kunnen u buiten het platform bereiken, maar elk kanaal-gebaseerd bericht blijft zichtbaar in uw Holidu Inbox.

AI-assistent

Wat zijn de voordelen van de AI-assistent?

De AI-assistent beantwoordt veelgestelde gastenvragen 24/7 op basis van uw pand en locatie. Dit bespaart u tijd en zorgt voor snelle responstijden voor uw gasten.

Kan ik bepalen welke vragen de AI-assistent beantwoordt?

Ja. Open Instellingen beheren (tandwielpictogram in de berichtenkop) om 8 onderwerpen in te stellen op AI-assistent of Host. Uw keuze is van toepassing op al uw gesprekken, dus u hoeft het maar eenmaal in te stellen.

Wat gebeurt er als ik zelf op een bericht antwoord dat door de AI zou kunnen worden afgehandeld?

Als u zelf op een bericht antwoordt, pauzeet de AI voor die reactie, zodat u het gesprek kunt overnemen.

Meldingen

Hoe weet ik of ik nieuwe berichten heb ontvangen?

U ontvangt een melding voor elk nieuw bericht, inclusief berichten die de AI-assistent verzandt. Dit vervangt de oude batched "ongelezen berichten" melding, zodat u altijd weet wat er onder uw naam is gezegd.

Samenwerking en toegang

Kunnen meerdere personen de gastberichtenmodule gebruiken?

Ja — hosts en uitgenodigde medewerkers hebben toegang tot dezelfde Inbox.

Hoe voeg ik medewerkers toe of verwijder ik ze?

Beheer medewerkers in uw Holidu accountinstellingen. Ga naar het specifieke pand, open Medewerkers en schakel toegang tot gastgesprekken in. Dit moet voor elk pand afzonderlijk worden gedaan.

Ondersteuning

Wat moet ik doen als een bericht klantenservice nodig heeft?

Het Holidu Customer Happiness-team kan deelnemen aan het gesprek wanneer nodig voor verdere hulp. Klik op de ondersteuningsknop in de rechterhoek om contact op te nemen.

Beperkingen

Kan ik gasten berichten sturen voor handmatige agendablokkeringen?

Nee — berichten zijn alleen beschikbaar voor daadwerkelijke boekingen.

Samenvatting

• Uniforme Inbox voor alle boekingskanalen
• AI-assistent haalt routinevragen van uw bord, 24/7
• Geplande berichten en vertaling inbegrepen
• Hosts en medewerkers kunnen toegang tot dezelfde Inbox delen
• Meldingen houden u op de hoogte van elk bericht — inclusief berichten die de AI-assistent voor u verzendt
• Bepaal onderwerp voor onderwerp welke onderwerpen de AI-assistent behandelt
• Het Customer Happiness-team is 7 dagen per week beschikbaar, in uw taal, wanneer een gesprek menselijke ondersteuning nodig heeft
• Beperkingen zijn van toepassing op handmatige agendablokkeringen en externe contactmethoden van gasten

Voor verdere vragen kunt u contact opnemen met Holidu-ondersteuning.