Wat moet ik doen als ik mijn gast niet kan bereiken?

Het is belangrijk om contact met je gasten te onderhouden voordat ze arriveren. In deze gids leggen we uit hoe je gasten kunt bereiken via verschillende boekingsplatformen (Airbnb, Booking.com en Holidu) en wat je kunt doen als je hen niet kunt bereiken.

Gebruik Guest Messaging — je inbox voor alle gastgesprekken

De Guest Messaging-functie van Holidu brengt al je gastgesprekken op één plek samen — ongeacht of de boeking via Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo of je eigen hostwebsite kwam. Dit is de snelste en meest betrouwbare manier om gasten voor aankomst te bereiken.

Hoe je het kunt openen:

• Ga naar Berichten → Inbox in het navigatiemenu om alle gesprekken te zien.
• Of open een specifieke boeking in het tabblad Boekingen en klik op de berichtenkoppeling in de boeking details om direct naar het gesprek met die gast te gaan.

AI Assistent

Een AI Assistent is gratis inbegrepen en beantwoordt automatisch veel gestelde vragen van gasten — over incheck, voorzieningen, routebeschrijving en meer — op basis van de onderwerpen die je hebt ingesteld in Instellingen beheren. Berichten worden ook automatisch vertaald tussen jouw taal en die van de gast, dus taal is nooit een barrière. Je kunt elk moment een gesprek overnemen of aanpassen welke onderwerpen de AI afhandelt.

Contactgegevens van gasten per kanaal

Guest Messaging werkt op alle kanalen. Afhankelijk van de boeking bron kunnen aanvullende contactgegevens (telefoon, persoonlijk e-mailadres) echter wel of niet zichtbaar zijn:

Kanaal	Telefoon/E-mail zichtbaar?
Holidu en directe boekingen	Ja, standaard
Airbnb	Mogelijk verborgen
Booking.com	Mogelijk verborgen
Vrbo	Mogelijk verborgen

Bij Airbnb, Booking.com en Vrbo boekingen wordt het persoonlijke e-mailadres van de gast privé gehouden door deze platforms. Het persoonlijke e-mailadres van de gast wordt zichtbaar als deze het Holidu aankomstformulier invult.

Voor nieuwe hosts

Als je nog geen eerste bevestigde incheck hebt voltooid, worden contactgegevens van gasten verborgen tot 2 dagen voor de incheck. Na je eerste succesvolle incheck wordt deze beperking opgeheven voor alle toekomstige boekingen.

Als je de gast niet kunt bereiken

Probeer deze methoden in volgorde:

1. Guest Messaging (Berichten → Inbox) — altijd de beste eerste stap, ongeacht het kanaal.
2. WhatsApp — stuur een kort, beleefd bericht.
3. Bellen — als er geen antwoord is op WhatsApp.
4. E-mail — vervolgbericht indien beschikbaar.

Tip voor je bericht

Houd je bericht vriendelijk en beknopt. Bijvoorbeeld:

"Hallo [Gastnaam], dit is [Jouw naam] van [Eigendomsnaam]. Ik wil graag je aankomsttijd bevestigen. Laat me weten wanneer je kans hebt. Ik kijk ernaar uit je welkom te heten!"

Wanneer je contact opnemen met ondersteuning

Als de incheck binnen de volgende 7 dagen plaatsvindt en je hebt geen antwoord ontvangen via alle kanalen, neem dan contact op met ons ondersteuningsteam via het Holidu-formulier op onze website. Ze kunnen boekingsgegevens verifiëren en de gast bereiken via het originele boekingskanaal indien nodig.

Best practices om communicatieproblemen te voorkomen

1. Stuur gasten vroeg via Guest Messaging een bericht. Een vriendelijk welkomstbericht een paar dagen voor aankomst zorgt voor een positieve sfeer en bevestigt belangrijke details — de AI Assistent kan automatisch vervolgvragen afhandelen.
2. Stuur duidelijke aankomstinstructies van tevoren. Zorg ervoor dat gasten weten wat de inchecktijd, locatie en toegangsdetails zijn.
3. Gebruik geautomatiseerde berichten. Geautomatiseerde berichten van Holidu werken samen met Guest Messaging — wanneer gasten reageren op een geplande bericht, kan de AI Assistent het gesprek voortzetten.
4. Schakel zelfinchecking in waar mogelijk. Dit voorkomt stress op het laatste moment als de communicatie wordt vertraagd.
5. Vraag gasten 2-3 dagen van tevoren om hun aankomsttijd te bevestigen. Een kort bericht houdt iedereen op dezelfde lijn.

Aanvullende opmerkingen

Holidu is niet verplicht om persoonlijke gegevens van gasten voor jouw rekening in te zamelen. Als je deze gegevens voor registratiedoeleinden nodig hebt, neem dan rechtstreeks contact op met de gasten. Ons lokale taalondersteuningsteam is 7 dagen per week beschikbaar als je hulp nodig hebt.

Voor verdere vragen of ondersteuning kun je contact met ons opnemen via het contactformulier op onze website.