Wat moet ik doen als ik mijn gast niet kan bereiken?

Het is essentieel om voor aankomst contact met uw gasten te hebben, vooral om check-in gegevens te bevestigen en eventuele vragen te beantwoorden. Dit artikel leidt u door de beste manieren om uw gasten te bereiken op Airbnb, Booking.com, Holidu en andere platforms, en wat u kunt doen als u geen respons krijgt.

Gebruik Guest Messaging – uw inbox voor alle gastgesprekken

De Guest Messaging-functie van Holidu verzamelt al uw gastgesprekken op één plaats – ongeacht of de boeking afkomstig is van Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo of uw eigen host-website. Dit is de snelste en betrouwbaarste manier om gasten vóór aankomst te bereiken.

Hoe u het kunt openen:

• Ga naar Berichten → Inbox in het navigatiemenu om alle gesprekken te zien.
• Of open een specifieke boeking in het tabblad Boekingen en klik op de berichtlink in de boeking gegevens om rechtstreeks naar het gesprek van die gast te gaan.

AI-assistent:

Een AI-assistent is kosteloos inbegrepen en beantwoordt automatisch veel voorkomende gastenvragen – over inchecken, voorzieningen, aanwijzingen en meer. Berichten worden ook automatisch vertaald tussen uw taal en die van de gast, zodat taal nooit een hindernis vormt. U kunt elk moment een gesprek overnemen of de AI-assistent uitschakelen als u de berichten zelf liever afhandelt.

Contactgegevens van gasten per kanaal

Guest Messaging werkt op alle kanalen. Afhankelijk van de boeking bron kunnen aanvullende contactgegevens (telefoon, persoonlijk e-mailadres) wel of niet zichtbaar zijn:

Kanaal	Telefoon/e-mailadres zichtbaar?
Holidu & directe boekingen	Ja, standaard
Airbnb	Mogelijk verborgen
Booking.com	Mogelijk verborgen
Vrbo	Mogelijk verborgen

Voor boekingen via Airbnb, Booking.com en Vrbo worden de persoonlijke gegevens van gasten beschermd door deze platforms. Het persoonlijke e-mailadres van de gast wordt zichtbaar als deze het Holidu aankomstformulier invult.

Nieuwe hosts: Als u nog geen eerste bevestigde inchecking hebt afgerond, worden contactgegevens van gasten tot twee dagen voor inchecking verborgen. Na uw eerste succesvolle inchecking wordt deze beperking voor alle toekomstige boekingen opgeheven.

Als u de gast niet kunt bereiken

Probeer deze methoden in volgorde:

1. Guest Messaging (Berichten → Inbox) – altijd de beste eerste stap, ongeacht het kanaal.
2. WhatsApp – stuur een kort, beleefdbericht.
3. Bellen – als er geen respons op WhatsApp is.
4. E-mail – vervolg indien beschikbaar.

Tip voor uw bericht:

Houd uw bericht vriendelijk en beknopt. Bijvoorbeeld:

"Hallo [Gastnaam], dit is [Uw naam] van [Eigenschapnaam]. Ik wilde alleen uw aankomsttijd bevestigen. Laat alstublieft weten wanneer u beschikbaar bent. Ik kijk ernaar uit u welkom te heten!"

Escalatie naar ondersteuning:

Als inchecking binnen de volgende 7 dagen plaatsvindt en u geen respons op alle kanalen hebt ontvangen, neem dan contact op met ons ondersteuningsteam via het Holidu-assistentformulier. Zij kunnen bookinggegevens verifiëren en de gast via het oorspronkelijke boeking kanaal bereiken indien nodig.

Aanbevolen werkwijzen om communicatiegaten te voorkomen

1. Stuur gasten vroeg berichten via Guest Messaging. Een vriendelijk welkomstwericht enkele dagen vóór aankomst schept een positieve sfeer en bevestigt belangrijke details. De AI-assistent kan automatisch vervolgvragen afhandelen.
2. Stuur duidelijke aankomstinstructies van tevoren. Zorg ervoor dat gasten het incheckingsuur, de locatie en toegangsgegevens kennen.
3. Gebruik automatische berichten. Automatische berichten van Guest Connect werken samen met Guest Messaging – wanneer gasten op een gepland bericht reageren, kan de AI-assistent het gesprek voortzetten.
4. Schakel zelfinchecking in waar mogelijk. Dit voorkomt stress van laatste moment als communicatie vertraging oploopt.
5. Vraag gasten 2-3 dagen van tevoren hun aankomsttijd te bevestigen. Een kort bericht houdt iedereen op dezelfde pagina.

Contactgegevens van gasten bij registratie

Holidu is niet verplicht om persoonlijke gegevens van gasten namens u in te zamelen. Als u deze gegevens om registratiedoeleinden nodig hebt, neem dan rechtstreeks contact op met de gasten. Ons lokale ondersteunningsteam is 7 dagen per week beschikbaar als u hulp nodig hebt.

Nog steeds vragen?

Als u verdere hulp nodig hebt bij het bereiken van uw gasten of als u meer informatie wilt over onze communicatietools, kunt u via ons contactformulier contact met ons opnemen. Ons team staat klaar om u te helpen.