Veelgestelde vragen – Check-in functie voor gasten

Wat is de Online Check-in functie?

De Online Check-in functie (ook wel Advanced Check-in genoemd) is een automatische oplossing waarmee u gasten eenvoudig kunt registreren bij de lokale autoriteiten. In plaats van handmatig formulieren in te vullen, stuurt Holidu uw gasten een online formulier toe waar zij hun gegevens kunnen invoeren. Deze gegevens worden vervolgens automatisch naar de bevoegde autoriteiten in uw land verzonden.

Waarom moet u dit doen?

In veel landen (Spanje, Italië, Portugal, Duitsland en anderen) zijn gastenhuis-eigenaren wettelijk verplicht om gastgegevens in te zamelen en deze kort na aankomst in te dienen bij de lokale autoriteiten. Deze regelgeving ondersteunt veiligheid, traceerbaarheid en naleving van lokale wetten.

Het niet naleven van deze regels kan leiden tot boetes of sancties. Met een betrouwbaar systeem blijft u gemakkelijk aan de regelgeving voldoen met minimale inspanning.

Hoe profiteert u van de automatische overdracht?

De Online Check-in functie automatiseert het registratieproces volledig. Hier zijn uw belangrijkste voordelen:

• Naleving van wetgeving met minimale inspanning
• Automatische overdracht van gastgegevens naar de juiste autoriteit
• Digitaal gastenboek dat u op elk moment kunt downloaden voor inspectiescontroles
• Ingebouwde herinneringen en gastcommunicatie
• Gratis voor Holidu-gastheren
• Veilige, privacyvriendelijke verwerking van gevoelige gastgegevens

Hoe stelt u dit in?

Voordat u de functie in Holidu activeert, moet u uw accommodatie registreren bij de relevante lokale autoriteit. We ondersteunen momenteel Spanje, Portugal en Duitsland, en we werken eraan om Italië binnenkort toe te voegen.

Regio	Autoriteit	Richtlijnen
Spanje (behalve Catalonië/Baskisch land)	SES.Hospedajes	Hoe te verbinden met SES.Hospedajes
Catalonië	Mossos d'Esquadra	Verbinding met Mossos
Baskisch land	Ertzaintza	Verbinding met Ertzaintza
Portugal	SIBA	Hoe te verbinden met SEF/SIBA
Duitsland	AVS	Uw accommodatie verbinden met AVS
Italië	Alloggiati Web	Guest Check-in functie in Italië Statistische rapportage in Italië

Zodra u uw referenties hebt, volgt u dit artikel om uw Online Check-in functie in te stellen.

Wat moet u doen als uw verbinding niet meer werkt?

Als uw verbinding met de autoriteit stopt met werken:

• Controleer of uw inloggegevens nog geldig zijn
• Zorg ervoor dat uw wachtwoord is bijgewerkt
• Verifieer de verbindingsstatus in de sectie "Account" van uw Holidu-account
• Als het probleem aanhoudt, neem contact op met Holidu-ondersteuning

Hoe verbindt u Ricestat met uw Chekin.io-account?

Als u Ricestat gebruikt in combinatie met uw gasten-check-in functie, volgt u deze stappen:

1. Ga naar uw Chekin.io-accountinstellingen
2. Navigeer naar de Ricestat-integratiesectie
3. Voer uw Ricestat-gegevens in
4. Bevestig de verbinding

Voor gedetailleerde instructies raadpleegt u de Chekin.io-documentatie of neemt u contact op met het ondersteuningsteam.

Probleemoplossing: onjuiste referenties voor Ricestat

Als u een foutmelding ontvangt met betrekking tot onjuiste Ricestat-referenties:

• Controleer of u de juiste gebruikersnaam en wachtwoord hebt ingevoerd
• Zorg ervoor dat uw Ricestat-account actief is
• Verifieer dat u de juiste URL gebruikt voor Ricestat
• Als het probleem aanhoudt, stel uw wachtwoord opnieuw in en probeer het opnieuw
• Neem contact op met Holidu-ondersteuning als het probleem zich blijft voordoen

Hoe werkt dit voor uw gasten?

Zodra alles is ingesteld, volgt hier wat u kunt verwachten:

1. Na de boeking ontvangt uw gast een e-mail (of bericht) met een link naar een beveiligd online check-in formulier
2. De gast vult gegevens voor alle reizigers in, inclusief documentscans (paspoort of ID). Dit moet voor iedereen worden herhaald
3. De gegevens worden vervolgens veilig ingediend en opgeslagen
4. Als een gast het formulier niet invult, worden automatische herinneringen verzonden. Indien nodig kunt u de gegevens zelf voor hen invullen

Timing: Om 23:00 uur op de incheckdag worden de gastgegevens automatisch naar de relevante autoriteit verzonden.

Hoe download u uw gastenboek?

1. Ga naar de online check-in functie
2. Klik naast de accommodatie waarvoor u het gastenboek wilt hebben op "Details"

Veelgestelde vragen

Waarom biedt Holidu deze functie aan?

Lokale wetgeving vereist dat gastheren alle gasten registreren bij lokale autoriteiten. Dit hulpmiddel automatiseert het proces, ondersteunt naleving van regelgeving en bespaart u tijd.

Met welke autoriteiten kan ik verbinding maken?

Dit hangt af van uw regio – u maakt verbinding met de specifieke autoriteit voor uw land en regio, zoals aangegeven in de tabel hierboven.

Is registratie bij de autoriteiten verplicht?

Ja, dit is wettelijk verplicht.

Kan ik deze functie gebruiken voor alle soorten boekingen?

Alleen boekingen die zijn aangemaakt via kanalen die door Holidu worden ondersteund, komen in aanmerking. Handmatige boekingen en iCal-gebaseerde importen worden niet ondersteund.

Kan ik gastgegevens van eerdere boekingen verzenden?

Nee. Het onlineformulier wordt alleen geactiveerd voor toekomstige boekingen. Boekingen van vóór het activeren van de politieverbinding worden niet gedekt. U moet deze handmatig registreren in de portal van uw autoriteit.

Welke gastgegevens worden verzameld en verzonden?

Persoonlijke gegevens (naam, geboortedatum, nationaliteit, ID-type/nummer, enz.). Alleen minimaal vereiste gegevens zijn zichtbaar voor de gastheer (naam, leeftijd). Volledige gegevens worden veilig naar autoriteiten verzonden.

Heb ik toegang tot de gastgegevens?

We tonen alleen de namen en leeftijd van gasten, dit zijn de verplichte gegevens voor het gastenboek. We tonen geen aanvullende informatie zoals ID-nummers.

Wat gebeurt er als gasten hun gegevens verstrekken en vervolgens hun boeking annuleren?

Als de gast hun boeking annuleert, worden de gegevens niet naar de autoriteiten verzonden.

Ontvang ik een bericht wanneer gasten hun gegevens verstrekken?

We versturen geen meldingen. U kunt echter zien of gasten hun gegevens voor elke boeking hebben verstrekt.

Moeten kinderen worden geregistreerd?

Ja, alle gasten moeten worden geregistreerd, ongeacht leeftijd. Voor Spaanse minderjarigen onder de 14 jaar zijn ID en handtekening niet vereist, maar de relatie van de verantwoordelijke volwassene moet worden vastgelegd.

Wat gebeurt er als gasten het formulier niet invullen?

Zij ontvangen een automatische herinnering 5 dagen voor aankomst. Indien nog steeds onvolledig, kunt u:

• Het formulier handmatig invullen in aanwezigheid van de gast
• De link opnieuw verzenden

Gegevens moeten vóór 23:00 uur op de incheckdag worden ingediend om van de automatische verbinding te profiteren.

Kan ik het formulier voor mijn gasten invullen?

Ja, rechtstreeks vanuit het boeking detailsscherm. U kunt ook hun ID scannen of gegevens handmatig invoeren tijdens het inchecken.

Kan ik gegevens wijzigen na indiening?

Nee. Zodra gegevens naar de autoriteit zijn verzonden, kunnen deze niet meer worden bewerkt. Als er een fout is, neem contact op met Holidu-ondersteuning of voer gegev