Veelgestelde vragen – Check-in functie voor gasten

Let op: Deze functie is momenteel in uitbreiding. Het is mogelijk dat deze nog niet beschikbaar is in bepaalde landen. Als u uw autoriteit niet kunt vinden in de configuratie, betekent dit dat deze nog niet beschikbaar is voor uw eigendom.

1. Wat is de Online Check-in functie?

De Online Check-in functie in uw Holidu-account automatiseert het registratieproces van gasten. Het stuurt uw gasten een formulier waarop zij de vereiste gegevens kunnen invullen. Zodra dit is geconfigureerd, verwerkt Holidu de gegevensverzameling en overdracht automatisch naar de lokale autoriteiten.

2. Waarom moet u dit doen?

In veel landen (Spanje, Italië, Portugal, Duitsland en andere) zijn hosts wettelijk verplicht om gastgegevens in te zamelen en deze kort na aankomst in te dienen bij de lokale autoriteiten. Deze regelgeving ondersteunt veiligheid, traceerbaarheid en naleving van lokale wetgeving.

Het niet naleven van deze regels kan leiden tot straffen of boetes. Een betrouwbaar systeem op zijn plaats houden zorgt ervoor dat u aan de lokale regelgeving voldoet met minimale inspanning.

3. Hoe profiteert u van de automatische overdracht?

De Online Check-in functie biedt u de volgende voordelen:

• Wettelijke naleving met minimale inspanning
• Automatische overdracht van gastgegevens naar de juiste autoriteit
• Digitaal gastenboek dat u op elk moment kunt downloaden voor inspecties
• Ingebouwde herinneringen en gastcommunicatie
• Gratis voor Holidu-hosts
• Veilige, privacyconforme verwerking van gevoelige gastgegevens

4. Hoe stelt u dit in?

Voordat u de functie in Holidu activeert, moet u uw accommodatie registreren bij de relevante lokale autoriteit. We ondersteunen momenteel Spanje, Portugal en Duitsland, en we werken eraan om Italië binnenkort toe te voegen.

Regio	Autoriteit	Richtlijnen
Spanje (behalve Catalonië/Baskenland)	SES.Hospedajes	Verbinding maken met SES.Hospedajes
Catalonië	Mossos d'Esquadra	Verbinding maken met Mossos
Baskenland	Ertzaintza	Verbinding maken met Ertzaintza
Portugal	SIBA	Verbinding maken met SEF/SIBA
Duitsland	AVS	Uw eigendom verbinden met AVS
Italië	Alloggiati Web	Guest Check-in functie in Italië | Statistische rapportage in Italië

Zodra u uw inloggegevens heeft, volgt u dit artikel om uw Online Check-in functie in te stellen.

5. Wat te doen als uw verbinding niet meer werkt?

Als uw autoriteitsverbinding stopt met werken, volgt u deze stappen:

• Controleer of uw inloggegevens voor de autoriteit nog actueel en correct zijn
• Zorg ervoor dat uw wachtwoord niet is verlopen
• Werk uw inloggegevens handmatig bij in uw Holidu-account
• Controleer de verbindingsstatus in de sectie "Account"
• Neem contact op met Holidu-ondersteuning als het probleem aanhoudt

6. Hoe verbindt u Ricestat met uw Chekin.io-account?

Ricestat is een externe integratie die met bepaalde autoriteitssystemen werkt. Volg deze stappen om Ricestat met uw Chekin.io-account te verbinden:

• Ga naar uw Holidu-accountinstellingen
• Navigeer naar het gedeelte Online Check-in
• Selecteer de optie om een externe dienst te verbinden
• Volg de instructies om uw Ricestat-inloggegevens in te voeren
• Autoriseer de verbinding in Chekin.io
• Bevestig dat de verbinding succesvol is gemaakt

7. Probleemoplossing: onjuiste inloggegevens voor Ricestat

Als u een fout ziet met betrekking tot onjuiste Ricestat-inloggegevens, probeert u het volgende:

• Controleer uw gebruikersnaam en wachtwoord voor Ricestat zorgvuldig op fouten
• Zorg ervoor dat uw Ricestat-account actief en niet geblokkeerd is
• Verwijder de bestaande verbinding en voer deze opnieuw in
• Controleer of uw Ricestat-account de juiste machtigingen heeft voor API-toegang
• Stel uw Ricestat-wachtwoord opnieuw in als u het bent vergeten
• Neem contact op met Ricestat-ondersteuning als de problemen aanhouden

8. Hoe werkt dit voor gasten?

Zodra de installatie is voltooid, is dit wat gasten kunnen verwachten:

1. Na de boeking ontvangt uw gast een e-mail (of bericht) met een link naar een beveiligd online check-in formulier
2. De gast vult de gegevens in voor alle reizigers, inclusief documentscanning (paspoort of ID). Dit moet voor iedereen die meereist worden herhaald
3. De gegevens worden vervolgens veilig ingediend en opgeslagen in het systeem
4. Als een gast het formulier niet invult, worden automatische herinneringen verzonden. Als zij zich nog steeds niet conformeren, kunt u de gegevens namens hen invullen

⏰ Om 23:00 uur op de incheckdag worden de gastgegevens automatisch ingediend bij de relevante autoriteit.

9. Hoe downloadt u het gastenboek?

Het gastenboek bevat alle geregistreerde gasten en hun gegevens. Volg deze stappen om het te downloaden:

1. Ga naar de online check-in functie
2. Klik op "Details" naast de eigendom waarvoor u het gastenboek wilt hebben

Van hieruit kunt u het gastenboek downloaden en afdrukken voor inspecties of records.

10. Veelgestelde vragen

Waarom biedt Holidu deze functie aan?

De lokale wetgeving vereist dat hosts alle gasten bij lokale autoriteiten registreren. Dit hulpmiddel automatiseert het proces, ondersteunt wettelijke naleving en bespaart u tijd.

Met welke autoriteiten kan ik verbinding maken?

Dit hangt af van uw regio - maak verbinding met de specifieke autoriteit voor uw land en regio, zoals vermeld in de tabel hierboven.

Is registratie bij autoriteiten verplicht?

Ja, dit is wettelijk verplicht.

Kan ik deze functie voor alle soorten boekingen gebruiken?

Alleen boekingen die zijn gemaakt via kanalen die door Holidu worden ondersteund, komen in aanmerking. Handmatige boekingen en iCal-gebaseerde imports worden niet ondersteund.

Kan ik gastgegevens van vorige boekingen verzenden?

Nee. Het onlineformulier wordt alleen geactiveerd voor toekomstige boekingen. Boekingen die vóór het inschakelen van de politieverbinding zijn gemaakt, worden niet behandeld. U moet die handmatig registreren in het portaal van uw autoriteit.

Welke gastgegevens worden verzameld en verzonden?

Persoonlijke gegevens (naam, geboortedatum, nationaliteit, ID-type/nummer, enz.). Alleen minimale vereiste gegevens zijn zichtbaar voor de host (naam, leeftijd). Volledige gegevens worden veilig naar autoriteiten verzonden.

Heb ik toegang tot de gastgegevens?

We tonen alleen de namen en leeftijd van de gasten, wat de vereiste informatie voor het gastenboek is. We tonen geen aanvullende informatie zoals ID-nummers.

Wat gebeurt er als gasten hun informatie verstrekken en vervolgens hun boeking annuleren?

Als de gast zijn boeking annuleert, worden de gegevens niet naar de autoriteiten verzonden.

Ontvang ik een melding wanneer gasten hun gegevens verstrekken?

We sturen geen meldingen. U kunt echter zien of gasten hun gegevens voor elk van hun boekingen hebben verstrekt.

Moeten kinderen worden geregistreerd?

Ja, alle gasten moeten worden geregistreerd, ongeacht de leeftijd. Voor Spaanse minderjarigen onder de 14 jaar zijn ID en handtekening niet vereist, maar moet de relatie van de verantwoordelijke volwassene worden vastgelegd.

Wat gebeurt er als gasten het formulier niet invullen?

Zij ontvangen een automatische herinnering 5 dagen voor aankomst. Als het nog steeds onvolledig is, kunt u:

• Het formulier handmatig invullen in aanwezigheid van de gast
• De link opnieuw verzenden

Gegevens moeten vó