Hoe u de online check-infunctie instelt en beheert

Deze gids legt uit hoe u de Online Check-in functie (Geavanceerde check-in) vanuit uw Holidu-portal instelt en correct beheert. De functie is gebaseerd op de lokale regelgeving van Holidu's regionale teams, zodat u compliant kunt blijven zonder elk overheidsproces zelf te hoeven leren.

1. Registratie bij het bevoegde overheidsportaal

Voordat u de functie in Holidu activeert, moet u uw accommodatie registreren bij de relevante lokale autoriteit. In verschillende landen zijn er verschillende opties:

Regio	Autoriteit	Richtlijnen
Spanje (behalve Catalonië/Baskisch land)	SES.Hospedajes	SES.Hospedajes - Hoe verbinding maken met SES.Hospedajes
Catalonië	Mossos d'Esquadra	Mossos d'Esquadra - Verbinding maken met Mossos
Baskisch land	Ertzaintza	Ertzaintza - Verbinding maken met Ertzaintza
Portugal	SIBA	SIBA - Hoe verbinding maken met SEF/SIBA
Duitsland	AVS	Hoe uw woning verbinden met AVS
Italië	Alloggiati Web	Guest Check-in functie in Italië - Statistische rapportage in Italië

Deze stap is verplicht voordat u verder gaat. Na registratie ontvangt u een gebruikersnaam, wachtwoord en in sommige gevallen een huurders- of accommodatiecode, die u in uw Holidu-account invoert om de verbinding in te stellen.

2. Hoe uw woning met de autoriteit verbinden via de Online Check-in functie

Stap voor stap instructies:

1. Open uw Holidu-app, klik in het linkermenu op "Extra" en selecteer "Online Check-in".

   

2. U ziet een overzicht van uw woningen. Klik op de knop "Configureren" naast de woning die u met de autoriteiten wilt verbinden.

   

3. Een scherm toont de lijst met uw woningen, inclusief de verbindingsstatus voor elk. Klik op de specifieke woning die u wilt verbinden.

   

4. Vul het formulier in met de gegevens van het land waar uw woning zich bevindt.

   

5. Scroll naar beneden, klik op "Automatisch verzenden naar politie activeren", selecteer de juiste autoriteit en voer uw gebruikersnaam, wachtwoord en alle vereiste referenties in de velden in. Gebruik hier niet uw Holidu-inloggegevens - gebruik de inloggegevens die u van uw autoriteit hebt ontvangen.

   

6. Klik op "Valideren".

7. Nadat het succesvol is geactiveerd, klikt u op "Wijzigingen opslaan" aan het einde van het formulier.

8. Als er geen foutbericht verschijnt, is uw woning nu verbonden met de bevoegde autoriteit.

9. Zorg ervoor dat u het volgende verifiëert om fouten te vermijden:

   • Gebruik de juiste fiscale code van de gastheer. Dit is uw ID-nummer of de NIE als u niet-Spaans bent.
   • Voer uw volledige ID- of NIE-nummer in, inclusief alle nullen.
   • Gebruik de inloggegevens die u van uw lokale autoriteit hebt ontvangen - niet uw Holidu-login.

10. U kunt het formulier nu sluiten en zien dat de verbinding actief is.

3. Hoe werkt het?

Nadat de setup is voltooid, werkt het systeem automatisch. Dit is wat u kunt verwachten:

3.1 Proces voor de gast

1. Na boeking ontvangt uw gast een e-mail (of bericht) met een link naar een beveiligd online check-in formulier.

   

2. De gast vult details in voor alle reizigers, inclusief het scannen van documenten (paspoort of ID). Dit moet voor iedereen die met hen reist herhaald worden.

3. De gegevens worden vervolgens veilig ingediend en opgeslagen in het systeem.

4. Als een gast het formulier niet invult, worden er automatische herinneringen verzonden. Als zij nog steeds niet meewerken, kunt u de gegevens namens hen invullen.

Timing: Op 23:00 uur op de dag van aankomst worden de gastgegevens automatisch ingediend bij de relevante autoriteit.

3.2 Status herkennen op de boeking pagina

In de boeking details wordt de status voor elke boeking als volgt weergegeven:

Status	Beschrijving
Gestart, maar ontbrekende gegevens	Hier ziet u of uw gasten het proces al zijn begonnen. Totdat het voor alle personen die met hen reizen is voltooid, wordt de status als onvolledig weergegeven.
Gastgegevens compleet maar nog niet overgedragen (omdat de aankomstdatum in de toekomst ligt)
Gastgegevens succesvol overgedragen naar de autoriteit
Fout bij rapportage van de gegevens	Als er een fout bij de gegevensoverdracht is opgetreden, ziet u dit bericht. Hieronder delen we enkele tips om dit zelf op te lossen.

3.3 Probleemoplossing

Probleem	Wat u kunt doen
Gegevens onvolledig of ontbreekt	Herinner uw gasten of vul het formulier zelf in via de boeking details weergave. 5 dagen voor aankomst ontvangen uw gasten automatisch een herinnering met een link naar het check-in formulier.
Fout bij gegevensoverdracht	Controleer of de referenties die u in uw Holidu-account hebt ingevoerd correct zijn. Als u dit al hebt gecontroleerd en de fout blijft optreden, neem dan contact op met ondersteuning voor hulp bij het oplossen van het probleem.

4. Hoe u het gastenboek downloadt

1. Ga naar de online check-in functie.

2. Klik naast de woning waar u het gastenboek voor wilt hebben op "Details".

   

3. Zoek in het pop-upgebied dat opent de boeking op met de naam van de hoofdgast, klik erop en klik vervolgens op "Alles downloaden".

   

5. Hoe u gastgegevens handmatig invult

1. Klik eenmaal in het Online Check-in venster op het tabblad Boekingen.

   

2. U ziet de lijst met boekingen, geïdentificeerd op naam van de hoofdgast. Er is ook een kolom met de status van de gegevens en de overdracht.