Hoe kunt u uw medewerkers beheren?

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u verschillende soorten medewerkers kunt beheren en welke gegevens zij kunnen zien. Gebruik deze informatie om de juiste machtigingen toe te kennen op basis van wat iemand moet doen.

Snelle referentie: gangbare use cases

Wie heeft toegang nodig?	Aanbevolen instellingen	Wat kunnen zij doen?
Schoonmaker / Onderhoudsmedewerker	Beschikbaarheid zien	Zien wanneer het pand bezet of beschikbaar is. Kunnen gastengegevens of prijzen niet zien.
Co-host / Assistent	Beschikbaarheid zien + Boekingen bekijken en aanmaken	Kalender en volledige boeking gegevens bekijken, inclusief gastnamen en contactgegevens.
Iemand die boekingsmeldingen moet ontvangen	Als secundair markeren	E-mail- en pushmeldingen over boekingen ontvangen. Dit geeft geen toegang om iets in het systeem te zien – voeg andere machtigingen toe als zij gegevens moeten zien.
Iemand die alleen pand-instellingen beheert	Pandconfiguratie	Pandinformatie, faciliteiten, foto's en prijzen bewerken. Kunnen geen boekingen of kalender zien.

Wat als u met een professionele vermogensbeheerder werkt?

Als u met een professionele vermogensbeheerder werkt, wordt aanbevolen dat zij een PME-account (Property Management Expert) aanmaken en een mandaatrelatie met uw pand tot stand brengen. Dit geeft hen de juiste operationele toegang die is ontworpen voor vermogensbeheer bedrijven.

Als u de PME-structuur niet wilt gebruiken en uw vermogensbeheerder gewoon toegang als medewerker wilt geven, kunt u hen alle machtigingen verlenen: Pandconfiguratie + Beschikbaarheid zien + Boekingen bekijken en aanmaken + Distributie en publicatie.

Dit geeft hen volledige operationele toegang om het pand te beheren. Let op dat medewerkers nooit toegang hebben tot financiële gegevens (facturen, uitkeringen) – alleen het PME-model stelt u in staat factuurzoeking aan een vermogensbeheerder toe te kennen.

Primaire medewerker (Editor)

De primaire medewerker heeft volledige toegang tot alle pandgegevens:

• Kalender: Volledige toegang tot geboekte, geblokkeerde en beschikbare datums inclusief prijsgegevens
• Boekingen: Volledige boeking informatie inclusief gastengegevens, prijsafbraak en betalingsstatus
• Financiën: Facturen, uitkeringen, betalingsinformatie
• Pandconfiguratie: Kan alle pandinstellingen bekijken en bewerken
• Recensies: Alle gastrecensies
• Medewerkers: Kan alle pandmedewerkers bekijken en beheren
• Meldingen: Ontvangt alle meldingen (e-mail en push)

Belangrijk punt: Alleen de primaire medewerker kan uitkeringsgegevens, facturen en betalingsinformatie zien. Dit account is wettelijk gekoppeld aan de pandovereenkomst met Holidu.

Verklaringen van machtigingscontrolevakjes

Bij het toevoegen van een medewerker kunt u een of meer van deze machtigingen verlenen. Elke machtiging geeft toegang tot specifieke gebieden.

Pandconfiguratie

Wat kunnen zij bekijken/bewerken:

Kan bekijken/bewerken	Kan niet zien
✓ Pandbeschrijvingen en titels	✗ Boekingen
✓ Foto's (uploaden, verwijderen, opnieuw ordenen)	✗ Financiële gegevens (facturen, uitkeringen)
✓ Faciliteiten en voorzieningen	✗ Distributiekanalen
✓ Kamers/eenheidsgegevens	✗ Gastengegevens
✓ Prijzen en seizoensgebonden tarieven	✗ Beheer van geblokkeerde datums
✓ Aanvullende kosten	✗ Prestatiesmetingen
✓ Aankomst- en check-in instructies	✗ Medewerkersbeheer
✓ Kalendersyncinstellingen (iCal importeren)	✗ Publicatiebesturingselementen
✓ Kalenderexport (iCal)

Beperkingen:

• Locatie is alleen-lezen als het pand al is gepubliceerd.
• iCal sync/export kan hier worden geconfigureerd, maar voor het bekijken of beheren van geblokkeerde datums is de machtiging "Boekingen bekijken en aanmaken" vereist.

Boekingen bekijken en aanmaken

Over boekingen:

Kan zien	Kan doen
✓ Volledige boeking gegevens	✓ Handmatige boekingen aanmaken
✓ Gastnaam, e-mail, telefoon, adres	✓ Handmatige boekingen wijzigen
✓ Volledige prijsafbraak	✓ Boekingen annuleren
✓ Uitkeringsbedragen	✓ Gastengegevens in boekingen bijwerken
✓ Commissiegegevens
✓ Kanaalgegevens
✓ Boeking geschiedenis/wijzigingen

Over geblokkeerde datums:

Kan doen
✓ Geblokkeerde datums zien met opmerkingen/notities
✓ Geblokkeerde datums aanmaken
✓ Geblokkeerde datums bewerken
✓ Geblokkeerde datums verwijderen (indien niet onveranderlijk)

Kan niet zien:

• ✗ Pandinstellingen/beschrijvingen
• ✗ Beheer van distributiekanalen
• ✗ Prijsconfiguratie

Opmerkingen:

• Voor het zien van de kalenderview dient u ook de machtiging "Beschikbaarheid zien" toe te kennen.
• Als de host de KYC-verificatie niet heeft voltooid, kunnen contactgegevens van gasten verborgen zijn totdat KYC is voltooid.

Beschikbaarheid zien

Een alleen-lezen kalenderweergave ontworpen voor personen die moeten weten wanneer het pand bezet is zonder gevoelige details te zien.

Over boekingen:

Kan zien	Kan niet zien
✓ Boekingsdatums (incheck/uitcheck)	✗ Gastnaam, e-mail, telefoon
✓ Aantal gasten (volwassenen, kinderen, baby's)	✗ Prijsafbraak of totalen
✓ Boeking status (bevestigd, geannuleerd)	✗ Uitkerings- of commissiegegevens
✓ Boeking ID	✗ Kanaalgegevens
✗ Financiële gegevens

Over de kalender:

Kan doen	Kan niet doen
✓ Zien welke datums beschikbaar zijn	✗ Datums blokkeren of deblokkeren
✓ Geblokkeerde datuimbereiken zien	✗ Opmerkingen/notities op geblokkeerde datums zien
✓ Toegang tot het pand in het systeem	✗ Pandinstellingen bewerken
✗ iCal sync of export beheren
✗ Iets wijzigen

Beste voor: schoonmakers, onderhoudspersoneel of iedereen die moet weten wanneer het pand bezet is, maar geen financiële of gast contactgegevens mag zien.

Distributie en publicatie

Kan bekijken	Kan wijzigen
✓ Verbonden distributiekanalen	✓ Nieuwe kanalen activeren (Airbnb, Booking.com, etc.)
✓ Kanaal verbindingsstatus	✓ Bestaande kanalen deactiveren
✓ Subkanaal status	✓ Subkanalen in-/uitschakelen
✓ Annuleringsbeleid per kanaal	✓ Annuleringsbeleid instellen
✓ Kanaalprijs- en merkupgegevens	✓ Kanaalinstellingen configureren

Kan niet zien:

• ✗ Pandbeschrijvingen/instellingen
• ✗ Boekingen
• ✗ Kalender/beschikbaarheid
• ✗ Gastengegevens
• ✗ Financiële gegevens (facturen, uitkeringen)

Als secundair markeren

Stelt de medewerker in staat e-mail- en pushmeldingen over boekingen op dit pand te ontvangen. Slechts één account per pand kan als secundair worden gemarkeerd.

Dit selectievakje controleert alleen meldingen – het geeft geen toegang om iets te bekijken of te bewerken. Als u de persoon werkelijke toegang wilt geven, vink dan ook een of meer van de machtigingsvakken hierboven aan.

Snelle vergelijkingstabel

Machtiging	Pandinstellingen	Boekingen	Gastengegevens	Boekingsprijzen	Kalender	Kanalen