Hoe kunt u uw medewerkers beheren?

Dit artikel legt uit welke gegevens elk type medewerker kan openen. Gebruik dit artikel om de juiste machtigingen toe te kennen op basis van wat iemand nodig heeft.

Snel overzicht: Veelvoorkomende use cases

Wie heeft toegang nodig?	Aanbevolen instelling	Wat kunnen zij doen?
Schoonmaker / Onderhoudspersoneel	Beschikbaarheid zien	Bekijk wanneer de accommodatie bezet of beschikbaar is. Kunnen gastengegevens of prijzen niet zien.
Co-gastheer / Assistent	Beschikbaarheid zien + Boekingen bekijken en maken	Bekijk kalender en volledige boeking details, inclusief gastnamen en contactgegevens.
Iemand die boeking meldingen moet ontvangen	Markeren als secundair	Ontvang e-mail- en pushmeldingen over boekingen. Dit geeft geen toegang om iets in het systeem te bekijken - voeg andere machtigingen toe als zij ook gegevens moeten zien.
Iemand die alleen accommodatie-instellingen beheert	Accommodatie configuratie	Bewerk accommodatie gegevens, voorzieningen, foto's, prijzen. Kunnen boekingen of kalender niet zien.

Wat doen property managers?

Als u met een professionele property manager werkt, is de aanbevolen instelling dat zij een PME-account (Property Management Expert) aanmaken en een mandaatrelatie met uw accommodatie tot stand brengen. Dit geeft hen de juiste operationele toegang die is ontworpen voor property management bedrijven.

Als u liever niet de PME-structuur gebruikt en uw property manager alleen als medewerker toegang wilt geven, kunt u hen alle machtigingen geven: Accommodatie configuratie + Beschikbaarheid zien + Boekingen bekijken en maken + Distributie en publicatie.

Dit geeft hen volledige operationele toegang om de accommodatie te beheren. Merk op dat medewerkers nooit toegang hebben tot financiële gegevens (facturen, uitbetalingen) - alleen het PME-model stelt u in staat om factuur toegang aan een property manager toe te kennen.

Primaire medewerker (Editor)

De primaire medewerker heeft volledige toegang tot alle accommodatie gegevens:

• Kalender: Volledige toegang tot geboekte, geblokkeerde en beschikbare data inclusief prijsdetails
• Boekingen: Volledige boeking informatie inclusief gastengegevens, prijsonderbreking en betalingsstatus
• Financiën: Facturen, uitbetalingen, betalingsinformatie
• Accommodatie configuratie: Kan alle accommodatie instellingen bekijken en bewerken
• Beoordelingen: Alle gastbeoordelingen
• Medewerkers: Kan alle accommodatie medewerkers bekijken en beheren
• Meldingen: Ontvangt alle meldingen (e-mail en push)

Belangrijk: Alleen de primaire medewerker kan uitbetalingsdetails, facturen en betalingsinformatie openen. Dit account is rechtens gekoppeld aan de accommodatie overeenkomst met Holidu.

Machtigingen uitgelegd

Bij het toevoegen van een medewerker kunt u een of meer van deze machtigingen verlenen. Elke machtiging geeft toegang tot specifieke gebieden.

Accommodatie configuratie

Wat kunnen zij bekijken/bewerken:

Kan bekijken/bewerken	Geen toegang
Accommodatie beschrijvingen en titels	Boekingen
Foto's (uploaden, verwijderen, opnieuw ordenen)	Financiële gegevens (facturen, uitbetalingen)
Voorzieningen en faciliteiten	Distributiekanalen
Kamer-/unit informatie	Gastengegevens
Prijzen en seizoens tarieven	Geblokkeerde data beheer
Aanvullende kosten	Prestatiegegevens
Aankomst/check-in instructies	Medewerker beheer
Kalender synchronisatie instelling (iCal import)	Publicatie controles
Kalender export (iCal)

Beperkingen:

• Locatie is alleen-lezen als de accommodatie al is gepubliceerd.
• iCal synchronisatie/export kan hier worden geconfigureerd, maar het bekijken of beheren van geblokkeerde data vereist de machtiging "Boekingen bekijken en maken".

Boekingen bekijken en maken

Over boekingen:

Kan zien	Kan doen
Volledige boeking details	Handmatige boekingen maken
Gastnaam, e-mail, telefoon, adres	Handmatige boekingen wijzigen
Volledige prijsonderbreking	Boekingen annuleren
Uitbetalings bedragen	Gastengegevens in boekingen bijwerken
Commissie details
Kanaal informatie
Boeking geschiedenis/wijzigingen

Over geblokkeerde data:

Kan doen
Geblokkeerde data bekijken met opmerkingen/notities
Geblokkeerde data maken
Geblokkeerde data bewerken
Geblokkeerde data verwijderen (indien niet onveranderbaar)

Geen toegang:

• Accommodatie instellingen/beschrijvingen
• Distributiekanaal beheer
• Prijzen configuratie

Opmerkingen:

• Om de kalender weergave te zien, verleen ook de machtiging "Beschikbaarheid zien".
• Als de gastheer KYC-verificatie niet heeft voltooid, kunnen gastencontactgegevens verborgen blijven totdat KYC is voltooid.

Beschikbaarheid zien

Een alleen-lezen kalender weergave ontworpen voor personen die moeten weten wanneer de accommodatie bezet is zonder gevoelige details te zien.

Over boekingen:

Kan zien	Kan niet zien
Boeking data (inchecken/uitchecken)	Gastnaam, e-mail, telefoon
Aantal gasten (volwassenen, kinderen, babies)	Prijsonderbreking of totalen
Boeking status (bevestigd, geannuleerd)	Uitbetalings of commissie info
Boeking ID	Kanaal informatie
	Financiële gegevens

Over de kalender:

Kan doen	Kan niet doen
Zien welke data beschikbaar zijn	Data blokkeren of deblokkeren
Geblokkeerde data bereiken zien	Opmerkingen/notities op geblokkeerde data zien
Accommodatie in het systeem openen	Accommodatie instellingen bewerken
	iCal synchronisatie of export beheren
	Iets wijzigen

Beste voor: schoonmakers, onderhoudspersoneel of iedereen die moet weten wanneer de accommodatie bezet is, maar geen financiële of gastencontactgegevens moet zien.

Distributie en publicatie

Kan bekijken	Kan wijzigen
Verbonden distributie kanalen	Nieuwe kanalen activeren (Airbnb, Booking.com, enz.)
Kanaal verbindings status	Bestaande kanalen deactiveren
Sub-kanaal status	Sub-kanalen inschakelen/uitschakelen
Annulerings beleid per kanaal	Annulerings beleid instellen
Kanaal prijzen/opmaak details	Kanaal instellingen configureren

Geen toegang:

• Accommodatie beschrijvingen/instellingen
• Boekingen
• Kalender/beschikbaarheid
• Gastengegevens
• Financiële gegevens (facturen, uitbetalingen)

Markeren als secundair

Stelt de medewerker in staat om e-mail en push meldingen over boekingen op deze accommodatie te ontvangen. Per accommodatie kan slechts één account als secundair worden gemarkeerd.

Dit selectievakje controleert alleen meldingen - het geeft geen toegang om iets te bekijken of bewerken. Om de persoon daadwerkelijk toegang te geven, vink ook een of meer van de hierboven genoemde machtigingen aan.

Snelle vergelijkings matrix

Machtiging	Accommodatie instellingen	Boekingen	Gastengegevens	Boeking prijzen	Kalender	Kanalen